9 warunków dobrej współpracy spedycji z przewoźnikiem
Artykuł ukazał się w Transport Manager 05/2022 oraz w Logistic Manager
Link: https://www.transport-manager.pl/2021/12/24/9-warunkow-dobrej-wspolpracy-spedycji-z-przewoznikiem/
Rynek przewoźnika to bezdyskusyjny fakt, o czym nie trzeba przekonywać nikogo, kto zamawia transporty drogowe. Dlaczego tak jest? Pierwsze na myśl przychodzi, że to efekt pogłębiających się braków kadrowych wśród kierowców. I w mojej ocenie rzeczywiście jest to obecnie największy czynnik wpływający na rynek przewozów drogowych. Natomiast nie jedyny. Coraz więcej firm (w tym także przewozowych) musi mierzyć się z coraz większymi kosztami.
Dotyczy to kierowców, opłat drogowych, nowych regulacji prawnych ale w szczególności drożejących surowców (i nie chodzi tylko o paliwo!), a to ma bezpośrednie przełożenie na wzrost cen np. ciągników, naczep, opon… Obecnie (Wrzesień 2021 r.) sama inflacja de facto nie jest największym problem, jeżeli chodzi o surowce. Największe wyzwanie stanowi dostępność owych surowców. Dzisiaj przewoźnicy nie mogą odbierać nowych pojazdów z powodu braków w dostawach różnych komponentów do produkcji w tym przede wszystkim półprzewodników. Ostatnio w jednym z serwisów internetowych zapytałem, „Co taki ruch u was?” I otrzymałem odpowiedź, że z powodu opóźnień, klienci nadal korzystają ze starszych pojazdów, czekając na odbiór nowych. A jakie są terminy dostaw? Powiedzmy sobie szczerze, że są to terminy życzeniowe, ponieważ często producent nie wie kiedy będzie mógł dostarczyć pojazd, przekładając co rusz odbiór o kolejne tygodnie, a wyceny przedstawicieli handlowych są wystawiane na bardzo krótki okres (w związku z rosnącymi cenami).
Konsolidacja
Krótko mówiąc – ta branża (przewozy drogowe rzeczy) jest ciężka i po prostu coraz mniej opłacalna. W szczególności to stwierdzenie dotyczy przedsiębiorców, którzy nie nauczyli się jeszcze, że minęły czasy „dzikiego kapitalizmu”, kiedy to wystarczyło robić, aby zarobić. Dzisiaj trzeba analizować, aby nie zbankrutować. Marże w transporcie drogowym wynoszą raptem kilka procent, tutaj nie ma marginesu błędu, to jest margines przetrwania. Kilka procent decyduje o tym czy jesteśmy pod czy nad kreską.
Kogo to powinno interesować? Właścicieli firm transportowych – naturalnie, ale nie tylko! Myślę, że paradoksalnie bardziej powinni zainteresować się rentownością i planowaniem transportu drogowego jego zleceniodawcy. Dlaczego? Ponieważ, właściciel firmy transportowej, jeżeli dojdzie do wniosku, że nie będzie już dokładać do interesu, to ten biznes może po prostu zamknąć (oczywiście to nie jest takie proste, gdy mamy wierzycieli, ale to już temat na inną rozprawkę o procesie restrukturyzacji i upadłości). Niemniej jednak, ile by formalności i negocjacje z wierzycielami nie trwały, to biznes który nie zarabia, zostanie zamknięty. Pewna część przewoźników prowadzi również działalność w innych branżach, dzięki czemu ma alternatywy i porównanie. Tacy przedsiębiorcy nie będą na siłę tkwić w branży, w której koszty rosną niewspółmiernie do wzrostu przychodów, mając możliwości zarabiania w innych sektorach gospodarki.
Niektórzy zmieniają branżę, inni idą na zasłużoną emeryturę, bez perspektywy jakiejkolwiek sukcesji („Moje dzieci co innego robią w życiu, tylko ja w tym zostałem”) a jeszcze inni po prostu bankrutują… Krótko mówiąc liczba przewoźników i pojazdów zaczyna topnieć. Z drugiej strony mamy oczywiście firmy, które zwiększają swój tabor i powiększają udział w rynku, o tym także należy pamiętać. Dzisiaj część firm transportowych zaczyna „zwijać się”, a druga część nabiera wiatru w żagle, często w bezprecedensowej skali. Podejrzewam, że rozproszenie na rynku przewozów drogowych w najbliższych latach zmniejszy się. Dojdzie do większej konsolidacji, czyli będzie mniej firm, ale te które zostaną, zdecydowanie powiększą się (dotyczy to także udziału w rynku), co będzie miało również wpływ na silniejszą pozycje negocjacyjną ze zleceniodawcami.
Obecna sytuacja w krótkiej perspektywie jest niekorzystna, przede wszystkim dla przewoźników i spedycji, ale w dłuższej perspektywie będzie głównie utrapieniem dla zleceniodawców, czyli np. producentów – co już powoli się dzieję. Brakuje kierowców, pojazdów, a na wyższe stawki jest coraz mniej chętnych. Za przykład podam ostatnią sytuację, w której konsultowałem ze spedytorami przetargi. Nasze rozmowy skupiały się na tym, który kontrakt wybrać, a nie – co zrobić, aby zdobyć jak największą ilość zleceń. To jest spowodowane brakami w dostępności pojazdów, a przy ograniczonych zasobach, należy skalkulować ryzyko i prawdopodobieństwo realizacji konkretnych zleceń w perspektywie np. roku. To z kolei prowadzi do sytuacji, w których przewoźnik/spedycja coraz częściej mówi „Dziękuję, ale nie”.
Minęły czasy „dzikiego kapitalizmu”, kiedy to wystarczyło robić, aby zarobić. Dzisiaj trzeba analizować, aby nie zbankrutować.
Warunki dobrej współpracy zleceniodawca – przewoźnik
Jeżeli chcemy – jako zleceniodawcy – zahamować wyżej opisane tendencje oraz zbudować trwałą współpracę z dostawcami usług transportowych, powinniśmy skupić się na poniższych kwestiach. Punkty które poniżej zostały wyszczególnione i opisane powstały nie tylko na bazie moich doświadczeń – jako konsultanta i trenera – ale przede wszystkim zostały wskazane przez klientów UPSWING OPTIMIZE, czyli firm transportowych, realizujących na co dzień setki przewozów drogowych po całej Europie i nie tylko.
Wiedza dotycząca składowych kosztu transportu jest kluczową informacją.
Świadomość kosztów: Zlecając transport drogowy, należy sobie uświadomić co dokładnie wchodzi w koszty pojazdu, który będzie realizował zlecenie. W ocenie przewoźników wiedza dotycząca składowych kosztu transportu jest kluczową informacją. Na tej podstawie można dopiero podejmować się rzetelnych negocjacji i tworzyć realne (a nie pozorne) rozwiązania dla obydwu stron. Jako jeden ze wskaźników kosztowych można przyjąć np. stawkę zero (zapraszam do artykułu opublikowanego w TM z 2020 r. pt. „Stawka większa niż zero”). Oprócz samych kosztów, należy również poznać zasady funkcjonowania rynku przewozów drogowych, aby zrozumieć dlaczego Export może być nawet 5 razy droższy od importu pomimo tych samych kosztów.
Przestoje: na to często – jako zleceniodawcy – mamy wpływ, a jest to jeden z głównych powodów braku rentowności w transporcie drogowym. Wskazują na to również odpowiedzi naszych klientów, gdzie jest wyraźny sprzeciw odnośnie zapisów w zleceniach, które zwalniają z ponoszenia kosztów (a więc odpowiedzialności) w przypadku przestojów trwających nawet do 48 h. Takie zapisy, często chronią zleceniodawcę przez ewentualnymi roszczeniami z tytułu odszkodowania za nieterminowy załadunek bądź rozładunek. Natomiast nie ma co ukrywać, jest to bardzo niepartnerskie podejście do współpracy, kiedy to cały koszt przestoju (który nierzadko pojawia się jednak z winy zleceniodawcy) jest przerzucony na przewoźnika. Według wyliczeń u jednego z klientów (w 2020 r.) 24-godzinny przestój pojazdu wraz z kierowcą kosztował przewoźnika 190 EUR. Patrząc na to co się dzieje z cenami w bieżącym roku, możemy założyć, że obecnie mówimy o kwocie bliższej 200 EUR. Jako przestój należy w tym przypadku rozumieć czas załadunku i rozładunku plus oczekiwanie, ale również oczekiwanie na odprawy celne czy inne formalności itp. Co więcej musimy sobie uświadomić (zarówno zleceniodawcy jak i przewoźnicy), że to czas w transporcie jest największym kosztem, najważniejszym zasobem i kluczem do sukcesu. To czas determinuje w głównej mierze opłacalność transportu. Najczęściej to ostatnie 4 dni miesiąca są kluczowe dla wypracowania zysku na danym pojeździe. Jeżeli je stracimy, to często nie ma już czasu, aby zarobić. Zaraz pojawia się kolejny miesiąc, a więc kolejna faktura za leasing, pensje… Koszty stałe stanowią 40-60 proc. wszystkich kosztów, jeżeli nasz przewoźnik stoi, to ponosi realne koszty!
Transit time: Dalej będąc w temacie czasu, należy także uwzględnić transit time czyli czas dostawy (okres od momentu załadunku do dostawy). Z jednej strony, trzeba założyć pewien margines bezpieczeństwa dla przewoźnika, z drugiej jednak nie należy zbytnio wydłużać tego czasu, robiąc z pojazdu magazyn. Kolejna kwestia to terminy załadunków i rozładunków, godziny wieczorne lub nocne często wydłużają realny transit time. Dajmy na to sytuacje w której kierowca musi załadować się z pełnym czasem we wtorek o 02:30 w nocy. Wykonanie takiego zlecenia wymaga, od kierowcy rozpoczęcia pauzy wczesnym popołudniem. Czyli tak naprawdę przynajmniej pół doby poprzedzającej załadunek trzeba już zaangażować na realizacje zlecenia z załadunkiem o 02:30 w nocy. Podobnie może być z rozładunkiem, po rozładunku w środku nocy kierowca często do połowy dnia musi odbywać odpoczynek dobowy. Choć tego na pierwszy rzut oka nie widać, są to koszty związane z realizacją zlecenia (choć wiążą się z odpoczynkiem kierowcy, a nie przewozem).
Koszty zjazdów: Kolejny przykład: trasa Łódź – Berlin około 500 km. W naszych wyliczeniach zakładamy (i słusznie), że jest to trasa z jednodniowym transit time. I to założenie sprawdza się, jeżeli mówimy o załadunkach od poniedziałku do czwartku. Sytuacja zmienia się, gdy ładujemy w piątek (przy założeniu, że w weekend odbiorca nie pracuje). Wtedy ten transit time zwiększa się o dodatkowe dwa dni (weekend). Koszty stałe per dzień są cały czas ponoszone (patrz koszty przestoju). Nie twierdzę, że należy od razu płacić dodatkowo za dwa dni (weekend z założenia jest nie pracujący, w końcu każdy kierowca ma do wykonania minimum 45 h odpoczynku w okresie rozliczeniowym). Natomiast warto uwzględnić inne kwestie związane z weekendowymi trasami. Kiedy ładujemy w piątek, często po drodze dojdą dodatkowe kilometry związane ze wspomnianym odpoczynkiem kierowcy. I tutaj – drodzy zleceniodawcy – zaszła pewna zmiana (od sierpnia 2020 r.). Dzisiaj za sprawą Pakietu Mobilności, to nie jest już kwestia dogadania się z kierowcą / przewoźnikiem. Obecnie kierowca, aby odbyć regularny odpoczynek dobowy, czyli minimum 45 h (najczęściej realizowany co drugi weekend) musi zjechać do domu lub do bazy! Być może warto to uwzględnić w rozmowach z dostawcami usług transportowych i zaproponować partycypowanie w koszcie zjazdu? I znowu nie chodzi o to, aby koniecznie to jeden do jeden odzwierciedlić w stawce, można również spróbować znaleźć rozwiązania planistyczne, które będą dobre dla obydwu stron, np. możliwość pozostawienia naczepy, przesunięcie części załadunków na początek tygodnia, czy zlecenia chociażby tych weekendowych ładunków przewoźnikom, mieszkającym w okolicach firmy, gdzie będzie łatwiej pogodzić wymogi zjazdu do bazy lub domu.
Doloty / wyloty: Nie tylko kilometry ładowne powinny interesować zleceniodawcę, ale również to, co wydarzy się przed (dolot) lub po (wylot) realizacji zlecenia. Jeżeli miejsce załadunku lub rozładunku znajduje się w okolicy, która nie jest dostatecznie rozwinięta przemysłowo, to prawdopodobnie pojazdy będą musiały wykonać większe ilości kilometrów pustych (dolot i wylot). To z kolei wiąże się z jednej strony z kosztami bezpośrednimi, związanymi z pokonaniem większego dystansu na pusto, ale również z cały czas przewijającym się kosztem jakim jest czas. Załóżmy rozładunek w Suwałkach w piątek o 12.00, czyli w regionie o zdecydowanie niskim uprzemysłowieniu. Taki termin rozładunku w tak „niesprzyjającym” transportowi miejscu, oznacza że prawdopodobnie kolejny ładunek będzie oddalony o 200-300 km, czyli załadujemy dopiero w poniedziałek. W ten sposób tworzymy przestój dla naszego przewoźnika, mimo że załadunek i rozładunek obył bez żadnych opóźnień!
Czas w transporcie jest największym kosztem, najważniejszym zasobem i kluczem do sukcesu.
Terminy płatności: Przede wszystkim – jako zleceniodawcy – powinniśmy przyjąć elektroniczny obieg dokumentów i dać możliwość wystawiania faktur od razu po rozładunku (na podstawie skanów lub zdjęć dokumentów transportowych). W tradycyjnym modelu kiedy to liczymy termin płatności od momentu OTRZYMANIA faktur z oryginalnymi dokumentami, najczęściej dodajemy do terminu płatności od 2 do nawet 4 tygodni. Zakładając termin płatności 60 dni w rzeczywistości możemy wówczas mówić o nawet o 90 dniach. Oto w skrócie ciąg wydarzeń (od rozładunku), który musi nastąpić, aby oryginalne dokumenty trafiły do zleceniodawcy:
- Powrót kierowcy do bazy (1-21 dni);
- Odbiór dokumentów od kierowcy (1-3 dni);
- Obsługa dokumentów + wystawienie faktury VAT (1-2 dni);
- Przesyłka faktury z dokumentami pocztą/kurierem (1-3 dni);
- Przyjęcie faktury i rozpoczęcie biegu terminu płatności (1-2 dni).
Załadunek/rozładunek przez kierowcę: Spora część zleceniodawców, nie wie, że takie usługi wychodzą poza przewóz. I choć teoretycznie przewoźnik może zobowiązać się do takich czynności, to one wychodzą poza pojęcie przewozu drogowego. Kiedy to będzie miało znaczenie? Np. w sytuacji kiedy paleta „gibnie” i towar roztrzaska się o podłogę, czyli uszkodzenie. W tej sytuacji nie ma mowy o uzyskaniu odszkodowania z tytułu OCP (chyba, że były stosowne rozszerzenia – rzadkość). I co wtedy zrobić? Obciążyć bezpośrednio przewoźnika, o którego walczymy, aby dla nas realizował zlecenia? Warto zabezpieczyć się przed tego rodzaju ryzykami zawczasu.
Zmienny fracht: Mam tutaj na myśli uwzględnianie tzw. dodatku paliwowego, który reaguje na ceny paliw (korygowany przynajmniej raz na kwartał lub częściej), ale również uwzględnienie poziomu inflacji, czyli waloryzacja, która w ocenie niektórych przewoźników powinna być dokonywana nawet co pół roku (uwzględniając obecną sytuacje makroekonomiczną). Warto również w ocenie klientów UPSWING OPTIMIZE unormować w umowach kwestie renegocjacji stawek, czyli ustalić w jakich okolicznościach i na jakich warunkach może dojść do zmian w stawce (również w części bazowej).
Kultura i szacunek: Są takie załadunki i rozładunki, w których zapomniano o podstawowej godności człowieka. Gdzie kierowca musi godzinami czekać na rozładunek, a nie ma możliwości skorzystania z toalety lub ta toaleta jest w takim stanie, że po prostu nie da się do niej wejść. Gdzie kierowcę pracownicy w firmie załadowcy traktują jak … ciężko to opisać w cenzuralnych słowach. Apeluję abyśmy szanowali drugiego człowieka. Dzisiaj kierowcy coraz częściej odmawiają przyjazdu w takie miejsca.
Dzisiaj część firm transportowych zaczyna „zwijać się”, a druga część nabiera wiatru w żagle, często w bezprecedensowej skali.
„Make Transport Great Again”
Morał dla zleceniodawców: Zrozumcie transport i rozmawiajcie o tym jak można uczynić transport bardziej opłacalnym. Parafrazując pewnego klasyka „Make Transport Great Again”. To wy – drodzy zleceniodawcy – macie na to największy wpływ, a rozwiązania często nie są w samej wysokości stawki, tylko w odpowiedniej organizacji i warunkach zleceń. Jeżeli transport będzie bardziej opłacalnym i przyjaznym biznesem, na pewno uda się zahamować obecne trendy (a być może nawet odwrócić?).
Morał dla transportowców: Zacznijcie liczyć i kontrolować koszty, to nie jest skomplikowana matematyka, wszystko można przedstawić w prostych mechanizmach. Mając przygotowane liczby i będąc gotowym do tworzenia rozwiązań, możemy pomóc zrozumieć zleceniodawcom naszą działalność. Tylko w ten sposób, możemy zbudować współpracę opartą o fakty i potrzeby, zamiast opierać się na mrzonkach i życzeniach.
Autor
Mariusz Kołodziej
Właściciel firmy doradczo szkoleniowej UPSWING OPTIMIZE, zajmującej się wdrażaniem kompetencji i usprawnianiem organizacji w firmach z branży transportu drogowego.
