Wyciskanie korzyści ze szkoleń
Artykuł ukazał się w wydaniu 5/2022 czasopisma Transport Manager
Kto i jak powinien decydować o doborze szkoleń w firmach transportowo-logistycznych?
Logistyka wykładana na uczelniach, a ta stosowana w prawdziwym życiu, czyli najczęściej w biznesie, to często dwie różne rzeczy. Pamiętam jak pewien spedytor, który przyszedł pracować świeżo po studiach na kierunku Logistyka i Transport, opowiadał mi o tym, że na wykładach podejmowano temat przesmyku suwalskiego. Nie było to zagadnienie jedno z wielu poruszonych w trakcie wykładu, ale był … to temat przewodni owych zajęć.
Dla niewtajemniczonych w ramach wyjaśnienia pojęcia (Wikipedia):
Przesmyk suwalski (ang. Suwałki Gap) – pojęcie obecne w nazewnictwie NATO, oznaczające terytorium Polski położone wokół Suwałk, Augustowa i Sejn, które jednocześnie stanowią połączenie terytorium państw bałtyckich z Polską i resztą państw NATO oraz rozdzielają obwód kaliningradzki Rosji oraz Białoruś, będącą sojusznikiem Rosji.
Według United States Army region należy do potencjalnie najbardziej zapalnych punktów Europy.
To dla niektórych osób ciekawe pojęcie a już na pewno ważne dla bezpieczeństwa naszego kraju. Niemniej jednak pojawia się pytanie, co to ma wspólnego z Logistyką, czy też – będąc bardziej precyzyjnym – z transportem? Z Logistyką wojskową owszem, w takim razie zapraszam Pana Profesora na poprowadzenie wykładów w Akademii Wojsk Lądowych, a nie na uczelni która ma być kuźnią przyszłych spedytorów.
Przesmyk Suwalski a sprawa logistyki
O czym powinien dowiedzieć się przyszły spedytor w ramach przytoczonego przesmyku suwalskiego?
- Jaki wylot/dolot i dlaczego trzeba policzyć dla ładunków z tego regionu?
- Czy z granicy polsko-litewskiej „dolecimy” na raz na prom z Tallina?
Jeżeli tak, to czy możemy zrobić pauzę promową?
- A co to jest pauza promowa?
Kiedy warto byłoby popłynąć z Łotwy, a kiedy z Trójmiasta do przyszłego członka NATO -Szwecji ruszając z Suwałk? (staram się nawiązywać do zamiłowań Profesora do wojskowości, w końcu Logistyka wywodzi się z Wojska).
- Jaką trasą pojedzie 40-tonowy zestaw z przesmyku do portu? Czy, aby na pewno tak jak pokazuje Google maps??
Tak powinny brzmieć pytania, które powinno się zadać studentom Logistyki i oczywiście wspólnie znaleźć na nie odpowiedzi. Chociaż wówczas może byłby raczej warsztat niż wykład? Powyższa historia jest przykładem różnicy pomiędzy teoretycznym a praktycznym podejściem do Logistyki.
Praktyka a teoria
Zostawmy aulę wykładową na uczelni i przejdźmy do naszych firm czyli do meritum artykułu o podejmowaniu decyzji dotyczących szkoleń. Tutaj także należy odróżnić teorie od praktyki, ale przede wszystkim trzeba zrozumieć, że nauka jest niezbędna, pomimo złych doświadczeń z osobami uczącymi nas, zarówno z nauczycielami, wykładowcami czy także szkoleniowcami. To oczywiście pewne generalizowanie, ale dzisiaj nie o tym.
Czas na kilka pytań do osób zarządzających w firmach transportowych i nie chodzi mi tutaj o certyfikat kompetencji zawodowych, ale o osoby decyzyjne w tym obszarze, najczęściej są to właściciele tych firm, rzadziej managerowie.
Trzy pytania o szkolenia
Kto potrafi zrozumieć pytania i zagadnienia, które sformułowałem w powyższych pytaniach do studentów? Tylko i wyłącznie osoba z odpowiednim doświadczeniem, która zna branżę transportu drogowego. Dlatego nie potrafię zrozumieć, dlaczego często decyzje o szkoleniach są oddelegowane do działów HR lub kadr. Osoby pracujące w takich zespołach znają się na kwestiach rekrutacji lub rozliczania pensji i prawa pracy, a nie na transporcie drogowym. Jak przykładowa pani kadrowa ma określić czy dane zagadnienia (w przesłanym wraz z ofertą programie szkoleniowym):
- Są potrzebne spedytorom?
- Co one dokładnie oznaczają?
- W jaki sposób wpłyną na poprawę pracy operacyjnej?
Jednym z przykładów obrazującym bezsens takiego delegowania decyzyjności niech będzie sytuacja z przed kilku miesięcy. Szkolenie przeznaczone dla spedytorów, ale wybrane przez dział kadrowy. Program szkolenia „Planowanie transportu drogowego” obejmuje zagadnienia dotyczące planowania transportu, a nie rozliczeń kadrowych (płace kierowców itp.). W trakcie takiego szkolenia uczymy spedytorów jak najlepiej planować konkretne trasy realizowane przez klienta z uwzględnieniem wszelkich problemów – od przestojów na załadunkach, poprzez oczekiwanie na odprawy, aż po obiekcje kierowców typu: „Ale co, jeżeli będzie korek?”. Kiedy zamierzałem zacząć część warsztatową na szkoleniu i zadać ćwiczenia z planowania dla spedytorów, nagle usłyszałem od pań z kadr: „proszę to pominąć, niech Pan powie coś o rozliczeniach!” Co się okazało po szkoleniu, kiedy analizowałem tą sytuacje, szkolenie od samego początku było wybierane przez osoby z kadr, spedytorzy w ogóle nie byli włączeni w ten proces. W efekcie firma transportowa, w imieniu której szkolenie zamawiał dział kadr, chciała zrezygnować z najważniejszej części szkolenia – z punktu widzenia interesu przedsiębiorstwa. Wybór szkoleń przez osoby, których szkolenie nie dotyczy, prowadzi do takich kuriozalnych sytuacji.
Obecność szefa lub innych osób decyzyjnych jest obowiązkowa na szkoleniu.
Decyzja w rękach zarządu i samych kursantów
Pojawia się więc pytanie, kto powinien podejmować decyzje o szkoleniach. Dokładna ścieżka decyzyjna zależy od struktury organizacyjnej w danej firmie. Ostatecznie decyzję najprawdopodobniej musi podjąć właściciel, prezes, członek zarządu lub ktoś z wysokiego managementu. Natomiast w procesie podejmowania decyzji, przed ostateczną decyzją, należy zaangażować kursantów, czyli w przypadku szkoleń dla spedytorów – spedytorów, dyspozytorów, planistów, obsługę klienta, a czasem także kierowców, czy pracowników magazynu itd. Przede wszystkim kursanci powinni poznać programy szkoleniowe i wybrać interesujące ich zagadnienia. Nawet w przypadku, kiedy firma ma określony cel szkoleniowy, dobrze jest poznać potrzeby (zagadnienia), które zgłaszają pracownicy, a które nie koniecznie dotyczą stricte ustalonego programu.
Dobrą praktyką ze strony firm szkoleniowych, jest przesłanie ankiet przed szkoleniem, w trakcie wypełniania których kursanci mogą dokładnie określić potrzeby np. wskazać konkretne trasy które chcą, aby zostały przećwiczone w trakcie warsztatów. W ten sposób istnieje o wiele większa szansa na to, ze szkolenie przyniesie oczekiwane rezultaty biznesowe (można to zmierzyć porównując odpowiednie KPI np. liczba lub udział kilometrów ładownych). Szkolenie nie może być wykładem o geopolityce, czy innych zainteresowaniach trenera tylko ma być pracą warsztatową nad konkretnymi problemami i zagadnieniami zgłoszonymi w przedsiębiorstwie.
Notatki robione podczas szkolenia są po to, aby z jednej strony utrwalić wiedzę, a z drugiej również mieć bazę do dalszych wdrożeń.
Jak wybrać firmę szkoleniową?
Nie wypada odpowiadać pytaniem na pytanie, ale w tej sytuacji uważam, że będzie to najlepsza odpowiedź. Poniżej przedstawiam zestaw pytań, które należy zadać firmie szkoleniowej (dotyczy wszystkich tematów, nie tylko branżowych). Odpowiedzi które otrzymamy pozwolą nam dokonać odpowiednich decyzji.
1.Czy oferują Państwo pojedyncze szkolenia czy również proces szkoleniowy?
- Jak taki proces wygląda?
2. W jaki sposób są Państwo w stanie zidentyfikować potrzeby szkoleniowe?
3.W jaki sposób są weryfikowane efekty szkolenia?
4.Jakie mają Państwo referencje (do przedstawienia!)?
- Czy są to konkretne rekomendacje wystawione przez osoby decyzyjne czy tylko lista klientów typu „współpracujemy z”?
5.W jakiej formie są prowadzone zajęcia?
6.W jaki sposób można modyfikować Państwa programy szkoleniowe?
7.W jaki sposób utrzymujecie skupienie i zainteresowanie kursantów?
8.Co zrobiłby Pan/i gdyby nie znał/a odpowiedzi na zadane pytanie?
Proszę pamiętać o Polskim przysłowiu „Diabeł tkwi w szczegółach”, czyli zachęcam do dopytywania o szczegóły, a nie zamykaniu pytania na ogólnej odpowiedzi.
Na koniec jeszcze pozwolę się podzielić kilkoma najczęściej spotykanymi błędami, dotyczącymi decyzji o szkoleniach wśród osób decyzyjnych (na bazie własnych obserwacji)
Wymagajmy od siebie – jako managerowie – pokory, a od trenerów rzetelności, doświadczenia i znajomości branży.
„Czego wy chcecie mnie nauczyć?”
Na nasza firmę trzeba spojrzeć nie przez swoje ego, tylko przez pryzmat czegoś większego – grupy osób pracującej na ten sam cel ponoszącej, w ten czy inny sposób, tą samą odpowiedzialność. Nasi pracownicy na zewnątrz komunikują się i podejmują decyzje w imieniu naszej firmy. Drugorzędne znaczenie ma to czy np. zlecenie przewozowe przyjął prezes czy asystent spedytora. W obydwu przypadkach to zlecenie przyjęła ta sama firma. I w przypadku odpowiedzialności za jakiś błąd, winę itp. ponosi firma. Nie będzie to miało znaczenia, czy jest to wina prezesa z kilkudziesięcioletnim doświadczeniem w branży, czy asystenta, zatrudnionego świeżo po studiach, który o transporcie wie tyle, że Przesmyk Suwalski leży pomiędzy Rosją a Białorusią, które nie są w NATO, a o czasie pracy kierowcy to słyszał kiedyś jak jechał ze znajomymi autobusem do Chorwacji, bo były wtedy przerwy na McDonalds.
„Szefa nie będzie na szkoleniu”
Obecność szefa lub innych osób decyzyjnych jest moim zdaniem obowiązkowa na szkoleniu. I nie chodzi tutaj o to, że ktoś chce szefa uczyć jak ma robić transport! Tu chodzi o nadanie powagi temu spotkaniu szkoleniowemu. Na dodatek sama obecność osób ważnych w firmie powoduje, że pracownicy są bardziej skupieni na tym co jest przepracowywane na warsztatach. Można to skwitować w ten sposób „Skoro szef jest z nami, to znaczy, że jest to ważne!”.
No i najważniejsza kwestia, w trakcie warsztatów (a nie wykładów typu „czytanie slajdów”) powstaje bardzo dużo ciekawych pomysłów czy rozwiązań. Wychodzą na wierzch pewne problemy, o których zarząd może najzwyczajniej w świecie nie wiedzieć. To wszystko może zostać wdrożone oraz przepracowane w dalszym procesie podnosząc efektywność przedsiębiorstwa lub zostać powiedziane i zapomniane, wybór należy do szefa.
„Po co te notatki robić?”
Po to, aby z jednej strony utrwalić wiedzę, a z drugiej również mieć bazę do dalszych wdrożeń. Wartość szkolenia to oczywiście kwestia programu oraz trenera, ale przede wszystkim to kwestia tego co wydarzy się po szkoleniu. Czy nowa wiedza zostanie w firmie? Czy pomysły na usprawnienia zostaną wdrożone? Dopiero to co wydarzy się po szkoleniu, określi na ile było warto angażować się w proces szkoleniowy. Bardzo często zdarza się, że do szkoleń podchodzimy jak do przedstawienia, przyjść – zobaczyć – nic nie zmienić. I to jest błąd, jeżeli chcemy, aby szkolenie sprawiło, że coś i ktoś w firmie będzie działać lepiej to notatki stają się naturalnym elementem.
„Mamy doświadczonych spedytorów”
Spotkanie doświadczonych spedytorów z doświadczonym trenerem zawsze będzie wartościowe. Dla doświadczonej kadry ważne są szczegóły i różne niuanse, których nie brakuje w naszej branży. Natomiast gdyby jednak założyć, że doświadczona kadra nie dowie się niczego nowego (co jest mało prawdopodobne), to wymiana doświadczeń i szersze spojrzenie na sytuacje w firmie zawsze będą wartościowe. W naszej branży dzień do dnia nie jest podobny, tak jak trasa do trasy, choć wieziemy ten sam ładunek na tej samej trasie, to za każdym razem możemy mieć do czynienia z innymi problemami. To sprawia, że znajomość większej liczby alternatyw i nowych rozwiązań spowoduje, iż jesteśmy w stanie szybciej i efektywniej reagować na wspomniane zmienne.
„Nie chcemy rozwalać pracy w firmie”
Tym razem przytoczę angielskie przysłowie „where there’s a will there’s a way”, które można przetłumaczyć, jako „dla chcącego nic trudnego” lub moją wersję tłumaczenia „Gdzie jest wola, znajdzie się sposób”.
Prawdą jest, ze szkolenie może nawet poważnie zakłócić pracę operacyjną, szczególnie w firmie transportowej, w której ciągle musimy kontrolować realizację zleceń i reagować na różne zakłócenia. Co więcej szkolenie, podczas którego co chwile ktoś pisze maila lub wychodzi odebrać telefon – to marnowanie pieniędzy. Natomiast można tego uniknąć przy założeniu woli realizacji szkolenia.
Z jednej strony możemy po prostu zrealizować szkolenie w weekend, kiedy zagrożenie „rozwalenia pracy operacyjnej” jest niskie.
Z drugiej strony jeżeli szkolenie w weekend nie wchodzi w rachubę, można podzielić kursantów na dwa zespoły, które będą się nawzajem zastępować w trakcie szkolenia. To rozwiązanie sprawia, że realizujemy szkolenie w trakcie tygodnia roboczego i jest to często duża korzyść, natomiast – jak to w przyrodzie bywa – „nic nie ginie” i tak też muszą pojawić się minusy, a mianowicie:
- Przy realizacji pierwszego dnia, musimy okroić program o około 50-60 proc.;
- Przy realizacji całego programu (jednodniowego) musimy wydłużyć czas do dwóch dni, czyli zwiększyć koszt.
Ostateczny wybór zależy od klienta, natomiast – jak widać – na każdy problem można znaleźć rozwiązanie.
Mam nadzieję, że ta publikacja będzie początkiem pewnej zmiany w mentalności naszej branży dotyczącej zdobywania i doskonalenia umiejętności oraz wiedzy. Wymagajmy od siebie pokory, a od trenerów rzetelności, doświadczenia i znajomości branży. Chcę aby Polski transport rósł w siłę i abyśmy kiedyś z największego przewoźnika w Europie stali się także największym spedytorem w Europie (lub jednym z największych). Czyli, abyśmy stali się organizatorem przepływów towarów, a nie tylko ich realizatorem. Zapraszam do zapoznania się z moimi wcześniejszymi publikacjami na łamach Transport Manager, opisuję tam m.in. w jaki sposób zbudować proces wdrażania wiedzy w przedsiębiorstwie, wiedzy którą posiadają nasi pracownicy. Często mamy szkoleniowców w naszej firmie, tylko o tym nie wiemy (oni sami też o tym nie wiedzą). Zamawianie usług z zewnątrz nie musi być zawsze konieczne.
Często mamy szkoleniowców w naszej firmie, tylko o tym nie wiemy (oni sami też o tym nie wiedzą).
AUTOR
Mariusz Kołodziej
Właściciel firmy doradczo szkoleniowej Upswing Optimize, zajmującej się wdrażaniem kompetencji i usprawnianiem organizacji w firmach z branży transportu drogowego.