Cyfryzuj się lub giń – po roku lockdownów

Artykuł ukazał się w numerze 2/2021 Transport Manager https://www.transport-manager.pl/2021/07/22/cyfryzuj-sie-lub-gin-po-roku-lockdownow/

Cyfryzacja w transporcie drogowym – wskazówki i przemyślenia konsultanta operacyjnego

Na początku 2020 r. napisałem artykuł, a potem wygłosiłem prelekcję na konferencji Transport Manager Meeting „Cyfryzuj się albo znikniesz z rynku”. Któż by mógł wtedy pomyśleć, że raptem za kilka dni zamkną nas wszystkich w domach i każą się „cyfryzować”. Mogłoby się wydawać, że skoro spora część gospodarki przeszła na pracę zdalną lub hybrydową (łączącą pracę stacjonarną i zdalną), to dzisiaj powinniśmy przeskoczyć w zupełnie inne miejsce, jeżeli chodzi o rozwój cyfryzacji.

W rzeczywistości ten skok jest raczej zwykłym krokiem, w którym to „odkryliśmy”, że zarówno w pracy jak i w domu mamy Internet i dzięki niemu możemy się komunikować lub pracować poprzez chmurę na tych samych systemach, w różnych lokalizacjach. Było to odkrycie nie tyle narzędzi (bo są one już od lat znane), co ich potencjału w pracy operacyjnej.

Rośnie świadomość konieczności cyfryzacji w branży transportowej

Pewnie – drogi Czytelniku – pomyślisz sobie, że kolejny „ekspert” będzie tutaj ganił branżę, że się niedostatecznie rozwija itp. Konstruktywnych uwag i rekomendacji oczywiście nie zabraknie, bo w końcu ekspert powinien móc wykazać obszary do poprawy czy rozwoju. Natomiast, zacznę z drugiej strony. W ostatnim roku, realizując czy uczestnicząc w różnych projektach szkoleniowych i optymalizacyjnych, odwiedzając różnej wielkości firmy z branży transportu drogowego, zauważyłem pozytywny trend, jeżeli chodzi o cyfryzacje. Przede wszystkim firmy transportowe i spedycyjne są coraz częściej świadome, że nowe rozwiązania cyfrowe mogą dać wiele korzyści (nawet jeżeli same korzyści nie są jeszcze do końca znane). Ten trend mogę podzielić na dwa najczęściej spotykane obszary:

1. a) Zakup cyfrowych narzędzi – wspierające bezpośrednio pracę operacyjną (często w formie abonamentu) np. mapy drogowe, które mało, że wyliczają nie tylko „realne trasy” dla konkretnego pojazdu (a nie dla osobówek, jak w przypadku google!), to jeszcze pozwalają wyliczać koszty i je na bieżąco kontrolować (cały czas to rzadka praktyka w zespołach spedycyjnych!).

1. b) Nawiązanie współpracy z dostawcami usług IT – przeważnie, gdy przychodzę pierwszy raz do firmy, to spotykam się ze starym oprogramowaniem (np. Microsoft office 2003) lub brakiem procedur zabezpieczających dane w firmie (np. regularny backup na zewnętrzne serwery). Firmy, które często za naszą namową, zaczynają współpracować z zewnętrznymi informatykami, w ciągu kilku miesięcy pracują już na nowych programach i w wyższym standardzie. Koszt dla małej firmy to często kilkaset złotych miesięcznie, a opłata nierzadko przechodzi na kolejne miesiące, jeżeli akurat nie wykorzystaliśmy godzin z pakietu, który już opłaciliśmy. W ten sposób niewielkim kosztem, nawet najmniejsza firma, zrzuca z siebie ciężar „obsługi IT”, zwiększa komfort i efektywność pracy oraz oczywiście ma dostęp do fachowej pomocy w kluczowym obszarze, jakim jest szeroko rozumiana „cyfryzacja”. Dodam tutaj jeszcze wskazówkę. Wybierając dostawcę tego typu usług, warto znaleźć takich informatyków, którzy rozumieją wielkość naszej firmy (nie koniecznie samą specyfikę działalności). Ponieważ, można natknąć się na informatyków, którzy wyceniają usługi, jak dla korporacji, a nie mikro i małych firm (kilkaset złotych a kilka tysięcy to spora różnica).

Cyfrowe zmiany w mentalności transportowców

Wróćmy jeszcze na chwilę do artykułu, o którym wspomniałem, jego puentą było zakończenie „Cyfrowe zmiany w mentalności transportowców (przewoźnicy i spedycje)”. Wymieniłem tam punkty, które cała nasza branża powinna zmienić w swojej mentalności, aby dostosować się do nadchodzących zmian. Zmian, które dzisiaj nabrały jeszcze większego tempa niż na początku zeszłego roku mogliśmy przypuszczać. Poniżej moja subiektywna ocena wspomnianych punktów bazująca na obserwacjach i wnioskach ze współpracy z branżą, po roku od publikacji (stan Marzec 2021):

• Pokora– Coraz częściej widzę, że świadomość dotycząca braków w cyfryzacji rośnie i jest dostrzegana potrzeba wykorzystywania nowych narzędzi. Część z przedsiębiorców widzi w tym konkretne korzyści (jak chociażby możliwość kontroli, raportowania i optymalizowania konkretnych wskaźników). Inna część (podejrzewam, że większa) jest do cyfryzacji „zmuszana” przez wymogi klientów. Ci z kolei do komunikacji, współpracy i swoich analiz oraz raportów potrzebują danych, które im musimy dostarczyć w określony sposób, stosując konkretne narzędzia.

• Optymalizacja– Nadal to rzadkość, choć zdarzają się firmy z sektora MŚP w naszej branży, które zaczynają widzieć potrzebę szeroko rozumianej optymalizacji. Jest to najczęściej podyktowane potrzebą uwolnienia czasu właściciela (szefa), z czynności operacyjnych do rozwojowych (zarządzanie, sprzedaż, inwestycje). Czasami powodem są bardziej prozaiczne potrzeby, jak zatrudnienie nowego pracownika, czy kupno systemu TMS (Transport Management System). Mam tutaj na myśli w szczególności, raczkujący popyt na audyty operacyjne, które z jednej strony porządkują obecną pracę, wskazując obszary do usprawnień, a z drugiej pozwalają uwolnić czas właściciela (np. poprzez proces delegowania), odpowiedzieć na pytanie „jakiego pracownika potrzebujemy zatrudnić” (np. poprzez stworzenie standardów stanowisk), czy w końcu pozwalają jasno określić potrzeby związane z oprogramowaniem TMS. Dostawca rozwiązań TMS widząc nasze procesy i potrzeby wie (a nie tylko domyśla się), czego potrzebujemy, a my – jako klient – możemy stawiać konkretne wymagania i zmniejszać ryzyko „wyrzucenia pieniędzy w błoto”.

• Kompetencje– Bez nich nie ma cyfryzacji, gdyż każde rozwiązanie cyfrowe (czy może prawie każde) wymaga użycia konkretnych kompetencji. Spójrzmy chociażby na telematykę, cóż nam z niej, jeżeli spedytor nie potrafi wyliczyć czasu pracy kierowcy. Telematyka, oczywiście pomoże mu w tym i dostarczy informacji, że np. „zostało 3h jazdy”, ale co dalej? To są dane i proste analizy, natomiast potrzeba kompetencji, aby przełożyć to na dalsze decyzje np. planowanie. Jeżeli ktoś nie ma odpowiednich kompetencji, to nie ma możliwości wykorzystać cyfrowych rozwiązań. Cały czas ten temat kuleje w branży (zresztą nie tylko w naszej branży). Co jakiś czas zdarza mi się usłyszeć w trakcie rozmów o szkoleniach, od niektórych osób decyzyjnych „Co mi Pan tutaj, ja to wszystko wiem”. Tłumaczę wtedy, że nie chodzi o szefa tylko o pracowników, którzy podejmują decyzje w imieniu właściciela (lub spółki), a gdy popełnią błędy, to nie oni, a szef (jako firma) będzie płacił za nie. Proponuję również przeprowadzenie bezpłatnego testu kompetencji wśród pracowników, aby sprawdzić, czy dane kompetencje są w zespole, czy też nie. Wielokroć (60-70 proc.) test nie jest uzupełniany. Świadczy to o tym, jak bardzo lekceważąco podchodzimy do kompetencji w branży, mając gotowy krótki test i tak nie chcemy z niego skorzystać, aby poznać poziom kompetencji w swojej firmie. Pewnie ktoś pomyśli sobie „nie ma czasu na takie rzeczy”, a mi się wtedy przypomina pewien kawał (z brodą – przyp. red. J):

„Na budowie Kowalski lata w te i z powrotem z pustą taczką.

Widząc to kierownik pyta:

– Co tak z tą pustą taczką latacie?

– Panie kierowniku – mówi Kowalski – taki zap…., że nie ma kiedy załadować.”

• Konsolidacja– Ona powoli następuje w całej gospodarce, co jest często spotykane w czasach kryzysu. Jeżeli spojrzymy na branżę TSL to na pewno warto odnotować przejęcie wiodącego logistycznego operatora w Polsce – PEKAES przez światowego gracza logistycznego – GEODIS. Tak więc teza sprzed ponad roku, wydaje się ziszczać.

Konsolidacja nie musi koniecznie przybierać form przejęć lub fuzji. Jeżeli spojrzymy na dane statystyczne, opublikowane przez GITD, to możemy zaobserwować, że w ostatnim roku mamy, pierwszy raz od dawna, stagnacje jeżeli chodzi o wzrost liczby licencji (czyli w skrócie nowych przewoźników). Ogólna liczba licencji zmalała o 2 w 2020 r. w stosunku do 2019. Natomiast ogólna liczba pojazdów wzrosła o około 10 tys. (256 352 w 2020 r. względem 246 715 w 2019 r.). Wniosek z tego wypływa taki, ze choć przyrost nowych firm stanął w miejscu to obecnie funkcjonujące podmioty zwiększają swój tabor (w pewien sposób można powiedzieć, że konsolidują tabor). Tutaj warto zauważyć, że przy zwiększającej się skali transportowego biznesu (niektórzy nasi klienci zwiększyli liczbę pojazdów o 300-400 proc. w ostatnich kilku latach), korzyści z cyfryzacji również zwiększają się, a w zasadzie sama cyfryzacja staje się konieczna, aby móc zarządzać posiadanymi zasobami (efekt skali).

• Relacje– Narzędzia cyfrowe bez wątpienia zmieniają nasze relacje, a właściwie sposoby komunikacji. Pandemia i związane z nią obostrzenia przyspieszyły pewne zmiany, dzisiaj często musimy komunikować się z innymi zdalnie, a to sprawia, że powinniśmy zacząć rozdzielać kwestie związane z przepływem informacji (kluczowe w całej logistyce) z wartościami, jakie płyną z szeroko pojętych relacji (kontaktu człowieka z człowiekiem). Kiedyś, te dwie rzeczy były praktycznie nierozerwalne (aby przekazać informacje, musieliśmy wejść w relację z drugą osobą). Obecna zmiana ma swoje niewątpliwe zalety, jak np. szybkość i jakość informacji, ale jednocześnie pozbywa nas korzyści płynących z relacji międzyludzkich. Ostatnio słuchając radia Bloomberg usłyszałem następujące zdanie, które idealnie określa to, co chcę przekazać „Nie da się zdalnie wypić wina z kontrahentem”. Korzystanie z różnych narzędzi cyfrowych, sprawia, że powinniśmy świadomie podejść do kwestii związanych z szeroko pojętymi relacjami. Ponieważ zignorowanie miękkich kompetencji, może przynieść ze sobą wiele wcześniej nieznanych ryzyk (np. utrata klienta).

Nie bójmy się Excela

Na koniec chcę się jeszcze podzielić kilkoma wskazówkami, które warto wziąć pod uwagę podejmując się cyfryzacji we własnej firmie:

• Prostota– Rozwiązań cyfrowych jest bez liku, ciężko wybrać te odpowiednie dla naszych organizacji. Każdy z dostawców, zawsze będzie uważał swoją ofertę za najlepszą, co jest w pełni naturalne ze sprzedażowego punktu widzenia. Natomiast z operacyjnego punktu widzenia, zawsze uważałem, że zanim zaczniemy nad czymkolwiek się zastanawiać, powinniśmy zawsze mieć w głowie jedno hasło: PROSTOTA.

Często różni dostawcy cyfrowych rozwiązań, wpadają w pułapkę, w której chcą dostarczyć wszystkie zgłoszone przez rynek rozwiązania, aby ich program miał „wszystko” i jeszcze więcej. W ten sposób owo „wszystko” staje się problemem, bo tworzy gąszcz różnych funkcjonalności, które na prezentacjach często wyglądają fajnie, ale na co dzień nie jesteśmy w stanie ich wykorzystać, gubimy się w nich i w końcu je porzucamy.

• Integracjazarówno funkcjonalności jak i systemów, w których musimy pracować. Ważne, aby zainwestować w takie oprogramowanie, które pozwoli nam połączyć kilka różnych funkcjonalności (tych faktycznie używanych) oraz różne zewnętrzne systemy. Obecnie wielu zlecających tworzy własne systemy do awizacji pojazdów, pobierania zleceń, fakturowania, wycen itd. To sprawia, że jeden spedytor musi pracować w kilku zewnętrznych systemach (każdy klient może korzystać z innego systemu). W obliczu tego nowego wyzwania, warto już teraz pomyśleć o tym, aby mieć program, który będzie potrafił się integrować z innymi systemami. Inaczej – biorąc pod uwagę szereg aplikacji „które pomagają nam w pracy” oraz zwiększającą się liczbę systemów zewnętrznych – nasi spedytorzy zginą w natłoku „okienek”.

• Integracja(wewnętrzne systemy)– Często w firmach funkcjonuje jakiś program np. księgowy, w którym są różne kluczowe dane. Warto, aby ten program, który już używamy był zintegrowany z systemem TMS (najczęściej wymaga to przejścia na pełną księgowość). Inaczej będziemy zmuszeni do podwójnego wprowadzania danych (np. faktur przychodowych i kosztowych).

• Wprowadzanie danych– Spotykam się z systemami, w których można dosłownie wszystko kontrolować, od wyników pojazdu po numery poszczególnych opon. Każde dane można przypisać pod konkretny pojazd/spedytora/dział itd. Wszystko wygląda pięknie tylko, że te dane trzeba wprowadzać ręcznie, co z praktycznego punktu widzenia oznacza jedno – fikcje, a nie rozwiązania. Powinniśmy zawsze sprawdzić, jak konkretne „rozwiązanie” funkcjonuje, w jaki sposób są pobierane dane i wtedy zastanowić się, czy faktycznie będziemy w stanie te dane dostarczać! Inaczej kupujemy bajer, a nie rozwiązanie. Tutaj niezbędna jest automatyzacja (np. pobieranie danych z telematyki), bo inaczej będziemy musieli zatrudniać sztab ludzi do wpisywania danych „z palca”.

• Procesy– O tym już napisałem w tym artykule, zaznaczę tylko jeszcze raz, że dostawca usług np. TMS aby przedstawić nam rozwiązania, powinien najpierw móc zobaczyć i zrozumieć jak funkcjonujemy. Inaczej może tylko próbować „zgadnąć”, co tak naprawdę potrzebujemy. Niestety, ale to co zgłaszamy jako nasze potrzeby, wcale nie muszą nimi być, jeżeli ich wcześniej nie zidentyfikowaliśmy.

• Excel– nie bójmy i nie wstydźmy się Excela. Choć wielu informatyków „wyśmiewa” Excela, próbując w ten sposób sprzedać swoje oprogramowanie, to prawda jest taka, ze matematyka jest królową nauk i 2+2 = 4 niezależnie, czy używamy liczydła, czy sztucznej inteligencji. Zmierzam do tego, że lepiej zacząć od Excela i dać sobie czas na zakup prawdziwych rozwiązań IT niż „kupować kota w worku”. W trakcie realizacji projektów, zanim przygotujemy klienta do podjęcia rozmów z dostawcami TMS, często zaczynamy od Excela, który potrafi nam odpowiedzieć na najważniejsze pytania jak np.: Ile zarobił konkretny pojazd?

• Być na bieżącoz nowinkami, które pojawiają się na rynku. Wiele z nich nie ma praktycznego zastosowania, ale można znaleźć kilka perełek.

• Ostrożność– Czasami spotykam się – w szczególności wśród młodych właścicieli firm – z pewnym niezdrowym pędem w kierunku różnych aplikacji i programów. Takie osoby często są „nakręcone” na nowe technologie jak na zabawki, a mówimy ciągle o narzędziach pracy. To prowadzi do wielu nieprzemyślanych zakupów i ogólnego chaosu organizacyjnego. W efekcie pracownicy pracują na różnych nowoczesnych rozwiązaniach, które są de facto problemem, gdyż nie są ze sobą w żaden sposób zintegrowane, ani ujęte w standardach i procedurach przedsiębiorstwa.

• Sprzęt hardware– Przynajmniej dwa monitory, szybki komputer, sprawne łącze internetowe, podłączenie telefonu do komputera (pisanie smsów przez klawiaturę, kopiowanie adresów, a nie pisanie paluszkiem po ekranie!) itd. To powinien być minimalny standard każdego nowoczesnego stanowiska pracy spedytora.

Cyfryzacja przynosi wiele nowych możliwości optymalizacyjnych i już od dłuższego czasu jest koniecznością. Warto do tego podejść w sposób odpowiedzialny – jak do inwestycji, a nie kosztu. Czyli powinniśmy sobie zadać pytanie, jakich rezultatów oczekujemy, a następnie ułożyć plan wdrożeń i inwestycji, który nas do tych rezultatów doprowadzi (po drodze nie zapominajmy o regularnej rewizji naszych celów). Zachęcam również, aby zapoznać się z różnego rodzaju możliwościami pozyskania dofinansowań na rozwój cyfryzacji. Coraz więcej wszelkiego rodzaju dotacji czy niskooprocentowanych pożyczek jest oferowany przez różne urzędy i agencje rządowe na inwestycje w cyfryzację.

Autor

Mariusz Kołodziej

Ekspert transportu drogowego i właściciel firmy doradczo-szkoleniowej UPSWING OPTIMIZE. Podnosi kompetencje operacyjne, menedżerskie oraz komunikacyjne, w zespołach zajmujących się spedycją i transportem drogowym. Jako konsultant optymalizuje pracę operacyjną oraz komunikację w przedsiębiorstwach spedycyjnych i transportowych. Jako trener koncentruje się na zagadnieniach związanych z organizacją transportu drogowego. Łączy wiedzę teoretyczną, z wieloletnim doświadczeniem, oferując swoim kursantom umiejętności, które mogą wykorzystać już następnego dnia, w swojej codziennej pracy.