Home-office – opcja wymuszona koniecznością

Artykuł ukazał się w numerze 3/2020 Transport Manager

Link do publikacji: http://www.transport-manager.pl/2020/06/05/home-office-opcja-wymuszona-koniecznoscia/

Po ostatniej prelekcji, podczas Transport Manager Meeting oraz artykule dotyczącym cyfryzacji w sektorze transportu drogowego, otrzymałem sporo informacji zwrotnych od czytelników i słuchaczy. Część z nich dotyczyła sytuacji, w której elektroniczny obieg dokumentów nie jest możliwy, ponieważ zlecający nie przyjmują tej formy dokumentów. Nie sposób z tym się nie zgodzić, to niestety powszechna praktyka, która jest spowodowana brakiem „potrzeby”. Niemniej jednak uważam, że tę potrzebę powinni stworzyć Ci, którym najbardziej zależy na sprawnych płatnościach, czyli przewoźnicy i spedycje.

Większość z osób, które przeczytały poprzednie zdanie, pewnie pomyślała sobie „łatwo pisać, weź to zrób”. Tak się składa, że temat elektronicznych dokumentów nie jest niczym nowym. Pierwszy raz w procesie przechodzenia na e-faktury w firmie spedycyjno-transportowo brałem udział już w 2012 r. Elektroniczne faktury funkcjonują już od lat (chociażby za prąd). Stąd też, nie musimy nikogo namawiać do czegoś nowego. Jedyne co musimy, to podjąć kroki w kierunku elektronicznego obiegu dokumentów.

Sprintem od pracy stacjonarnej do zdalnej

Poniżej maksymalnie uproszczony proces przechodzenia na e-faktury (bez wdrażania systemów elektronicznych):

1. Przygotowanie listy najważniejszych kontrahentów (odpowiadających za 60-80 proc. przychodów);
2. Przesłanie formularza zgody na e-faktury i elektroniczny obieg dokumentów;
3. Stworzenie formatki z informacją o wyrażeniu zgody na elektroniczny obieg dokumentów, która będzie wysyłana (manualnie bądź automatycznie) do każdego nowego kontrahenta.

Ciężko oszacować, jaki odsetek kontrahentów przejdzie na e-dokumenty. Trzeba jednak mieć na uwadze, że każda zgoda to znacząca poprawa płynności finansowej. Dlatego warto spróbować.

Szczegółowe rozwiniecie tego zagadnienia, miało być tematem tejże publikacji. Niestety w międzyczasie, wszystko wywróciło się do góry nogami, za sprawą wirusa SARS-CoV-2. Okazało się, że z dnia na dzień musimy przeorganizować nasz sposób życia (w tym pracy). Wiele z rozwiązań, które wydawały się dla nas być „cyfrową ciekawostką”, nagle okazało się „cyfrową koniecznością”.

Gdy 11 marca Polski rząd zdecydował o zamknięciu szkół narodziła się nowa moda „pracy zdalnej”. Nie bez powodu używam sformułowania umniejszającego zagadnieniu, choć uważam że jest to poważny temat. Dzieje się tak, ponieważ podejście do pracy zdalnej w wielu przypadkach nie było poważne. Przejście z pracy stacjonarnej do zdalnej stało się nagłą koniecznością i każda firma zrobiła to w miarę swoich możliwości. Trudno oczekiwać, aby w przeciągu 2-3 dni móc podejść do tematu w sposób profesjonalny. Powiedzmy sobie szczerze, to było gaszenie pożaru. To spostrzeżenie w szczególności odnoszę do tzw. Konsultantów biznesowych, których w sieci nie brakuje. Temat pracy zdalnej stał się numerem jeden, chwalono się: „to żaden problem, wczoraj podjęliśmy decyzje i dzisiaj cała firma jest zdalna”. Inni „specjaliści” w jednym poście potrafili pisać o PRACY zdalnej i jednocześnie używać określeń „Dostałeś dwa tygodnie wolnego, jak to wykorzystasz? (SIC!).

W ten sposób, doszliśmy do sedna problemu. My tak naprawdę nie rozumiemy sensu pracy zdalnej! W mentalności społeczeństwa, praca zdalna jest często czymś pomiędzy pracą a urlopem, jedną nogą jesteśmy w pracy ALE drugą w domu. Do końca nie wiemy czy właśnie pracujemy czy odpoczywamy. To ma na pewno swoje podłoże w psychologii i socjologii, ale nie o tym dzisiaj. Piszę ten artykuł na przełomie marca i kwietnia – walka z COVID-19 dopiero się rozkręca. Sprawdzam właśnie aktualny biuletyn centrum analiz strategicznych, mamy 1638 przypadków w tym 18 śmiertelnych. Ciężko mi określić jak sytuacja będzie wyglądać, kiedy drogi Czytelniku będziesz miał chwilę, aby przeczytać tą publikację. Wiem jedno – będzie to prawdopodobnie czas w którym zaczniesz zauważać złe strony pracy zdalnej i będziesz się zastanawiał, jak to poprawić. Dlatego, przygotowałem praktyczne wskazówki, które pomogą sprawić, że praca zdalna stanie się faktycznie PRACĄ i być może nie tylko zdalną ale także zdolną (efektywną).

Jeżeli chcemy mówić o efektywnej pracy zdalnej, to musimy sobie to zagadnienie podzielić na dwa główne obszary:

• Obszar technologiczny;
• Obszar organizacyjny, który z kolei dzieli się na dwa kolejne obszary:
• Procedury (organizacja przedsiębiorstwa);
• Home office (organizacja miejsca pracy zdalnej).

Obszar technologiczny zdalnej pracy

Zacznijmy więc od kwestii technologicznej, podejrzewam drogi Czytelniku, że w momencie przechodzenia na pracę zdalną, nie miałeś możliwości zadbać o to, aby ten typ pracy odbywał się w sposób bezpieczny dla Ciebie. Trzeba tutaj wymienić dwa główne obszary zagrożeń:

• Cyberbezpiecześntwo, czyli np. ryzyko ataku hakerskiego, który może sparaliżować pracę.
• Kradzież informacji, czyli sytuacja kiedy np. Twój pracownik wykrada wrażliwe dane i przechodzi z nimi do konkurencji. O konsekwencjach pisać nie muszę, wyobraź sobie Czytelniku, że posiadam informacje o Twoich klientach, Twoje stawki, podwykonawców…

Przede wszystkim, sugeruję abyś zacząć współpracować z rzetelną firmą, która dostarcza rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa technologicznego. Poniżej wymieniam kilka istotnych obszarów, o które powinieneś zadbać, jeżeli chcesz podnieść bezpieczeństwo pracy zdalnej:

• Wybierz bezpieczne łącze, wykorzystujące szyfrowane połączenie VPN pomiędzy np. laptopem pracownika, a zasobami firmy (np. serwerem, pocztą, TMS);
• Każdy z użytkowników powinien łączyć się za pomocą unikalnego loginu i hasła;
• Podłączyć (do VPN) należy wszystkie urządzenia, które będą wykorzystywane w pracy (komputery stacjonarne, laptopy, telefony, tablety);
• Pamiętaj o tym, aby dostarczyć do domu pracownika, cały sprzęt, z którego korzystał w biurze np. drugi monitor. Jeżeli Twoi pracownicy nie korzystają z drugiego monitora, to warto w to zainwestować, możesz zwiększyć ich produktywność nawet o 30 proc.;
• Wykonuj regularny backup danych (najlepiej do dwóch różnych źródeł np. serwer i chmura);
• Zainwestuj w dwa serwery połączone ze sobą w ten sposób, że gdy pierwszy padnie, drugi przejmie jego rolę (najlepiej u dostawcy zewnętrznego);
• Zainstaluj na urządzeniach mobilnych pracowników pulpit zdalny, dzięki któremu pracownicy nie będą musieli instalować np. programów TMS, tylko będą mogli się połączyć z komputerem stacjonarnym w biurze.

Warto również zapoznać się z poniższymi aplikacjami, które pozwolą lepiej zorganizować pracę i komunikację w rozporoszonych miejscach, np.: MS teams, MS planner, Skype, ZOOM, Slack, Trello.

Obszar organizacyjny: procedury

Trzeba pamiętać o tym, że wszelkie błędy organizacyjne w sytuacji kiedy pracujemy zdalnie, będą się z biegiem czasu coraz bardziej uwypuklać. Nie należy z tego powodu składać broni, tylko zacząć obserwować wszystkie słabości organizacyjne i konsekwentnie wdrażać usprawnienia. Nie zrobimy wszystkiego na raz i od razu, trzeba to rozplanować i odpowiednio rozciągnąć w czasie.

W bezpośrednim odniesieniu do pracy zdalnej, powinniśmy stworzyć kilka podstawowych procedur, które mają swoje wykorzystanie zarówno w czasie epidemii jak i po niej:

• Procedura pracy zdalnej
• Zebrać wszystkie najważniejsze czynności i je uporządkować. Wyszczególnić te, które są stricte związane z pracą zdalną;
• Stworzyć zasady organizacji, komunikacji oraz delegowania obowiązków i decyzyjności;
• Ustalić KPI (cele) i sposoby ich mierzenia.
• Procedury związane z danymi osobowymi (RODO)
• Należy uwzględnić w takiej procedurze sytuacje w której zostaje zniszczone urządzenie np. w domu pracownika. Musimy pamiętać, że gdyby doszło do takiego uszkodzenia, może okazać się że powinniśmy najpóźniej do 72 godzin poinformować Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowym jak i również osoby których danych osobowych dotyczy to zdarzenie.
• Procedura ustalania haseł

Ta procedura, powinna odpowiedzieć m.in. na poniższe pytania:

• Co jaki czas są zmieniane hasła?
• W jaki sposób odbywa się zmiana haseł i w jakich obszarach?
• Jaka jest metodologia tworzenia haseł?
• W jaki sposób odbywa się zmiana haseł i przepływ tej informacji?
• Procedura obiegu dokumentów

Jeżeli taka procedura istnieje, trzeba ją uzupełnić o kilka istotnych czynników związanych z pracą w domu:

• zakaz drukowania dokumentów firmowych w miejscach publicznych (np. punkt ksero);
• zakaz wyrzucania dokumentów firmowych do śmietnika!
• ustalić działania związane z niszczeniem dokumentów (przechowywanie, odbiór i niszczenie).

I tutaj drogi Czytelniku, warto wrócić do początku tej publikacji. Podejrzewam, że powyższe kwestie byłyby znacznie usprawnione, gdyby odejść tak bardzo jak to jest możliwe od papierologii.

• Procedura cyberbezpieczeństwa

Nastawiona głównie na dobre praktyki w cyberprzestrzeni:

• zakaz otwierania załączników od nieznanych odbiorców;
• Przeciwdziałanie pishingowi, czyli metodom podszywania się pod zaufane podmioty. To elektroniczna wersja oszustwa „na policjanta”;
• Unikanie podejrzanych stron, np. na których strony z reklamami nie można wyłączyć, brak szyfrowania SSL (kłódka przy adresie www).
• Wszyscy menedżerowie powinni jeszcze bardziej niż zazwyczaj skupić się na tym, aby:–
• Precyzować zadania: nikt się nie domyśli co szef miał na myśli, oczekiwania i polecenia muszą być zrozumiałe, mierzalne, określone w czasie oraz zaadresowane!
• Ustalić punkty kontrolne – jakby to nie politycznie brzmiało: kontrola w trakcie home office nabiera jeszcze większego znaczenia. Trzeba ustalić punkty kontrolne np. spotkania (telekonferencje, telefony) minimum 2-3 razy dziennie, w których sprawdzamy rezultaty i sytuacje w zespole (wśród pracowników);
• Ustalić odpowiedzialności, rozproszenie odpowiedzialności w zespole jest wysokie, trzeba klarownie określić kto i za co jest odpowiedzialny.
• Ustalenie decyzyjności (aby nie sparaliżować zespołu i firmy). Jeżeli w biurze na każdą decyzję trzeba było autoryzacji z góry, przy pracy zdalnej taki model może doprowadzić do katastrofy. W takiej sytuacji, trzeba sprawnie wydelegować zadania i odpowiedzialności oraz skupić się na przepływie informacji i mierzeniu rezultatów!
• Skuteczna komunikacja – pamiętajmy, aby jasno i zrozumiale się komunikować. Musimy znaleźć czas, aby również porozmawiać z pracownikami o ich stanie psychicznym! Obecne czasy epidemii są ciężkie dla nas wszystkich, musimy siebie wspierać, tak po prostu – po ludzku.

Obszar organizacyjny: Home office

Zdaję sobie sprawę, że mieszkamy w różnych warunkach. Większość z pracowników operacyjnych, nie ma możliwości wygospodarowania osobnego pomieszczenia do pracy. Do tego muszą jednocześnie zajmować się dziećmi, które powinny być – w normalnych czasach – w szkole. Niemniej jednak poniżej przedstawiam zbiór wskazówek, które warto wdrożyć na tyle, na ile jest to realne:

• Zacznij dzień pracy zdalnej jak normalny dzień pracy.Wstań o tej samej porze, weź prysznic, zjedz śniadanie, wyprowadź psa, przebierz się (nie pracuj w piżamie!) i zacznij pracę o tej samej porze – jak co dzień. Poza dojazdem do pracy nic się nie zmieniło, dalej jesteś w pracy.
• Wydziel osobne pomieszczenie albo miejsce do pracy(np. biurko w rogu salonu).
• Przeprowadzaj rozmowy służbowe w poufnych miejscach;
• Nie udostępniaj domownikom urządzeń służbowych.Gdy odchodzisz od laptopa, blokuj do niego dostęp (CTRL+ALT+DEL à zablokuj)
• Wyłącz „rozpraszacze” jak TV i media społecznościowe.Jeżeli to nie możliwe, nałóż słuchawki i włącz muzykę, która pozwoli Ci się skupić na pracy.
• Ustal plan dnia w domu:godziny pracy i odpoczynku, rozdziel obowiązki domowe (w tym opieka nad dziećmi), weź pod uwagę również czas na serial, spacer i sen.
• Znajdź czas na pogaduszki, które odbywały się na lunchu, utrzymuj relacje, teraz są one jeszcze bardziej istotne niż zazwyczaj.
• W trakcie telekonferencjipomyśl też o tym, aby: wyłączyć mikrofon gdy nie mówisz, włączyć rozmycie tła, mówić do kamery;

Gdy skończą się ograniczenia, pamiętajmy aby zorganizować spotkanie integracyjne. To ważne, aby odbudować więzi wśród zespołu. Pamiętać należy, że takie spotkania nie powinny ograniczyć się tylko do alkoholu. Powinniście znaleźć czas na to (najlepiej przed alkoholem!), aby zrobić burzę mózgów. Ocenić sytuację, co można poprawić w procedurach, z jakimi wyzwaniami będziemy mieć do czynienia, jak działać w nowej rzeczywistości? Idą ciężkie czasy, należy podnieść morale i zaangażować pracowników w ratowanie miejsc pracy!