Korekta paliwowa – zadanie dla cyfryzacji

Artykuł ukazał się w wydaniu 2  ( kwiecień -maj 2022) czasopisma Transport Manager

Wyłóż karty na stół, by podnieść ceny swoich przewozów

Dzisiaj nikogo nie trzeba uświadamiać o tym, że mamy inflacje i wszystko dookoła drożeje. Wystarczy zrobić cotygodniowe zakupy, aby to stwierdzić. Inflacja nabiera tempa od ponad roku i niczym rozpędzony pociąg będzie ciężko ją wyhamować. Czynników wpływających na taki stan rzeczy jest bardzo dużo, zaczynając od wpompowania w gospodarki światowe niebotycznych ilości pieniędzy, poprzez zakłócenia w łańcuchach dostaw, drożejące surowce, różnego rodzaju lockdowny, kończąc na wojnie na Ukrainie i ryzyku jej eskalacji na inne kraje (na czele tego ryzyka stoi nasz kraj).

Z jednej strony nic nowego się tak naprawdę nie wydarzyło. W historii ludzkości nie brakuje okresów w których mieliśmy do czynienia z zarazami, wojnami i kryzysami handlowymi oraz politycznymi. Różnica jednak jest taka, że bieg wydarzeń bardzo mocno przyspieszył, przeplatając ze sobą różne ważne decyzje i wydarzenia. Dopiero co próbowano zamknąć cały świat w domach, dzisiaj za naszą wschodnią granicą toczy się wojna, a kto wie czy za kilka miesięcy nie będziemy musieli zmagać się z realnym zagrożeniem ataku jądrowego (piszę te słowa na końcu marca 2022 r.).

Kwestia profesjonalizmu

Wiele czynników zewnętrznych wpływa na nasz biznes np. nowe regulacje (Pakiet Mobilności, Polski Ład i inne), wspomniana inflacja (kryzys, pandemia), odpływ kierowców (wojna). Pytanie czy umiemy określić ile to nas kosztuje? I dalej czy potrafimy zakomunikować naszym klientom, dlaczego i o ile powinni zwiększyć frachty? Jeżeli oczekujemy, aby nasi zleceniodawcy zaczęli poważnie traktować dostawców usług przewozowych (przewoźników i spedytorów) to czas zacząć uzasadniać nasze decyzje m.in. posługując się liczbami. Poleganie na samych trendach rynkowych np. „dzisiaj wszyscy podnoszą frachty to podnoszę i ja” jest nie wystarczające, aby móc zbudować wartościową relację z klientem. Oprócz ogólnych trendów, dobrze jest wykazać, dlaczego nasz klient będzie płacił o x proc. więcej niż poprzednio. To kwestia profesjonalizmu, ale również uczciwości. W ten sposób minimalizujemy niemiłe uczucie pomiędzy bezsilnością a wykorzystaniem okazji. Dobrze jest wyłożyć karty na stół, tylko najpierw trzeba te karty posiadać!

Gdy jeszcze kilka lat temu nakłaniałem do tego, aby kontrolować koszty pojazdów, gromadzić dane, z którymi można pracować i wyciągać wartościowe wnioski, często spotykałem się podejściem „a po co to nam?”, albo w skrajnych sytuacjach słyszałem, że chcemy tylko sprzedać szkolenie (tutaj akurat warsztat dla spedytorów „Rentowność w transporcie drogowym”) i wymyślamy…. Kontrola kosztów to podstawa prowadzenia każdego biznesu, a transportu drogowego w szczególności. Nasza branża już dawno przestała być kurą znoszącą złote jaja. Dzisiaj jest to często cięższa praca (pod kątem organizacyjnym) i mniej opłacalna niż jeszcze kilka – kilkanaście lat temu. Wiedza o tym ile dana zmiana (np. cena paliwa) będzie nas kosztowała jest podstawą do podejmowania kolejnych decyzji jak np. zwiększenie cen usług, obcięcie kosztów, wstrzymanie inwestycji, optymalizacja działań operacyjnych.

Przy rosnących cenach m.in. za paliwo coraz większą wartość mają kompetencje zarówno wśród kierowców jak i spedytorów.

Porozmawiajmy o liczbach

Skoro o liczbach i paliwie, zobaczmy jak obecne podwyżki paliw wyglądają w kontekście wzrostu kosztów per zestaw ciągnik + naczepa. Poniższe liczby pokazują o ile wzrosły koszty paliwa przy założeniu:

• Spalanie: 30 l/100 km;
• Średni przebieg: 10 tys. km/mc.;
• Okres: 14 mc. (w odniesieniu do 01 stycznia 2021 r.);
• W nawiasach: ceny hurtowe diesel (Orlen):

Korekta paliwowa pozwala podnosić fracht adekwatnie do podwyżek cen paliw (chroni przewoźnika) jak i obniżać fracht adekwatnie do spadków cen paliw (chroni zleceniodawcę).

Wzrost kosztów miesięcznych per zestaw transportowy od początku 2021 r.

Data                Cena ON         Koszt miesięczny        Wzrost

01.01.21          3,61 PLN/L    10 830 PLN

01.07.21          4,25 PLN/L    12 750 PLN                +1920 PLN

01.10.21          4,72 PLN/L    14 160 PLN                +3330 PLN

27.10.21          5,01 PLN/L    15 030 PLN                +4200 PLN

25.02.22          5,50 PLN/L    16 500 PLN                +5670 PLN

09.03.22          7,70 PLN/L    23 100 PLN                +12270 PLN

Przy rosnących cenach m.in. za paliwo coraz większą wartość mają kompetencje zarówno wśród kierowców jak i spedytorów. Ostatnio na jednym z warsztatów dotyczących kosztów i rentowności wyliczyliśmy, że średnio w danej firmie godzina przestoju pojazdu (w trakcie czasu pracy) kosztuje około 16 EUR, a gdy wzięliśmy pod uwagę utracone korzyści, ta kwota znacząco się jeszcze podniosła. Przestoje to z jednej strony sprawka nadawców i odbiorców, ale także naszych pracowników (złe planowanie, zła komunikacja i organizacja pracy).

To samo z naszymi kierowcami. Ich styl jazdy ma duży wpływ na nasze koszty. Wypracowanie średniej oszczędności w spalaniu w wysokości 1 litra na 100 km, przy cenach hurtowych paliwa 5,66 zł, daje nam następujące oszczędności, w skali roku (11 mc.). Przy okazji pytanie do Czytelników, dlaczego uznałem rok za 11 mc.?

Skala oszczędności kosztów wywołanych zmniejszeniem spalania o 1 l/100 km

Flota                           Oszczędności

10 pojazdów              około 62 tys. PLN

30 pojazdów              około 186 tys. PLN

50 pojazdów              około 311 tys. PLN

100 pojazdów            około 622 tys. PLN

Obliczanie korekty paliwowej

Aby mieć pod kontrolą wahające się ceny paliw, należy do umów przewozowych wprowadzić tzw. korektę paliwową (dodatek paliwowy). Poniżej krótka instrukcja jak wyliczyć tzw. dodatek paliwowy. Jest to niezwykle istotne, aby taki dodatek paliwowy wydzielić z ogólnego frachtu i zastosować jako korektę. Jest to tak samo istotne zarówno dla zleceniodawcy jak i zleceniobiorcy. Korekta paliwowa pozwala podnosić fracht adekwatnie do podwyżek cen paliw (chroni przewoźnika) jak i obniżać fracht adekwatnie do spadków cen paliw (chroni zleceniodawcę).

Obliczanie korekty paliwowej – krok po kroku

Krok 1: Udział paliwa w ogólnych kosztach

• Czy jeżeli paliwo podrożało o 30 proc. to należy podnieść fracht o 30 proc.?
• NIE, oznaczałoby to że jedynym kosztem w transporcie drogowym jest paliwo, a tak nie jest. Mamy jeszcze m.in kierowcę, leasing, opłaty drogowe, eksploatacje, koszty administracyjne i inne.
• Wzór na UP (udział paliwa): (Koszt paliwa / koszt całkowity) * 100 = UP (proc.).
• Przykład: (16 800 zł / 42 000 zł) * 100 = 40 proc.

Krok 2: Ustalenie warunków stosowania korekty

• Forma wdrożenia korekty (np. zapis w zleceniach, aneks do umowy ramowej).
• Częstotliwość aktualizacji stawek (frachtów).
• Udział paliwa we frachcie (krok 1).
• Fracht bazowy, do którego będziemy stosować korekty.
• Cena bazowa paliwa, do której będziemy się odnosić wyliczając korektę.

Krok 3: Aktualizacja frachtu

• Fracht Bazowy (FB): 1000 EUR.
• Udział paliwa we frachcie (UP): 40 proc.
• Różnica w cenie paliw (R): +30 proc.
• Wzór na wartość korekty (KP proc.): (R/100) * UP.
• (30/100) * 40 = 12 proc.
• Aktualizacja frachtu: 1000 EUR + 12 proc. = 1120 EUR.

W ten sam sposób, ustalając udział danej grupy kosztowej w kosztach całkowitych, możemy sprawdzić jaki wpływ mają również inne podwyżki np. kosztu kierowcy. Mając ten obraz warto go przedstawić naszym klientom. Należy pokazać jak zmiany związane z Pakietem Mobilności wpływają na koszt całkowity transportu. Jak podwyżka kosztu kierowcy o 25 proc. wpłynęła na cały fracht?

Jeżeli mamy pod kontrolą główne koszty, które generuje nasz pojazd to możemy z tymi liczbami zrobić wiele pożytku, ustalając np.:

• Stawkę zero (kosztową);
• Marżę;
• Koszt przestoju pojazdu;
• Koszt braku kierowcy (nieobsadzony pojazd);
• Kwotę odszkodowania;
• Utracone korzyści.

Gros firm transportowych które zamknęły swoją działalność w ostatnich latach, była zmuszona do tego głównie z powodu braku kontroli kosztów i płynności finansowej.

Zadanie dla cyfryzacji

To wszystko zajmuje czas i oczywiście wymagałoby zaangażowania sporej porcji pracy (czasu) naszych pracowników. Dlatego właśnie na tych obszarach powinna szczególnie skupić się szeroko pojęta cyfryzacja. Mam tutaj na myśli wszelkiego rodzaju systemy (w tym klasy Transport Management Systems) i inne programy, które powinny te dane gromadzić i tworzyć np. powyższe wyliczenia. To wszystko oczywiście na tyle automatycznie na ile się da (aby jak najmniej angażować w te procesy pracowników – to jest główna wartość tzw. cyfryzacji!). W tej materii podzielę się dwoma ważnymi wskazówkami:

Możliwość eksportowania do Excel – niezwykle ważna cecha każdego oprogramowania, która pozwala w późniejszym czasie integrować różne programy i systemy ze sobą. Znam wiele firm, w których stosuje się program księgowy od np. 10-15 lat. Są w nim zgromadzone ogromne ilości danych. W przypadku gdy kupuje się program z innego obszaru np. TMS, to chciałoby się połączyć te dwa programy ze sobą (księgowość + TMS). Niestety jest to często niemożliwe, chociażby ze względu na to, że dane nie mogą być wyeksportowane do Excela. Dlatego, kupując wszelkie oprogramowania, pamiętajmy, aby taka funkcja była dostępna. W ten sposób unikniemy przyszłych problemów, związanych z integracją systemów i zaoszczędzimy sporo czasu oraz pieniędzy.

Excel znaczy więcej niż tysiąc słów. Jeżeli chcemy, aby dana firma wprowadziła jakąś funkcjonalność do naszego programu, to często spotykamy się z takim problemem, że informatycy od dostawcy oprogramowania nie rozumieją spedytorów w naszej firmie i vice versa. Najczęściej proces stworzenia nowej funkcjonalności zaczyna się od irytacji z powodu braku wzajemnego zrozumienia, a kończy na jakimś kompromisowym rozwiązaniu, które nie spełnia swojej roli. Uważam, że zamiast marnować czas na próbę wytłumaczenia i wzajemnego zrozumienia pomiędzy informatykami a spedytorami, lepiej jest pokazać o co nam dokładnie chodzi i co chcemy osiągnąć, stosując nową funkcjonalność. Najlepiej w takiej sytuacji, stworzyć to co chcemy mieć policzone w Excelu, a następnie poprosić dostawcę, aby taką funkcjonalność stworzył i wprowadził do programu. W ten sposób przekładamy język spedytorski / transportowy na język informatyczny / inżynierski. Jeżeli dostawca oprogramowania faktycznie posiada swoich programistów, nie powinien mieć problemu z wyceną i realizacją takiego zadania.

Transport drogowy to biznes z 3-5 proc. rentownością i nieproporcjonalnie większą odpowiedzialnością. Tutaj nie ma miejsca na błędy i na „chybił trafił”.

Nadszedł czas kontrolingu

Uważam, że nadszedł czas na poważne podejścia do kontrolingu, czyli inaczej mówiąc, musimy znać koszty, które generuje transport, a wręcz konkretny pojazd. To nie mogą być jakieś ogólnikowe założenia typu „jak mamy 45 tys. przychodu w miesiącu, to jest dobrze!”. W mojej ocenie (choć nie posiadam danych statystycznych) spora część firm zajmujących się przewozem drogowym rzeczy, które zamknęły swoją działalność w ostatnich latach, była zmuszona do tego głównie z powodu braku kontroli kosztów i płynności finansowej. Oczywiście, wszelkie zmiany w naszym otoczeniu mają wpływ na kondycję naszej firmy, czyli wszelkie zmiany w prawie, podatkach czy braki kierowców, inflacja itd. Pytanie czy zamierzamy te zmiany zaakceptować i na nie reagować (tworzyć rozwiązania) czy zamierzamy zastosować filozofię „Jakoś to będzie”. Transport drogowy to biznes z 3-5 proc. rentownością i nieproporcjonalnie większą odpowiedzialnością. Tutaj nie ma miejsca na błędy i na „chybił trafił”.

Kompetencje i właściwa organizacja pracy operacyjnej, to kluczowe obszary w dzisiejszych czasach. Nie obawiam się o przyszłość firm transportowych, które inwestują zarówno w obszary organizacji jak i kompetencji. Warto współpracować z dostawcami usług szkoleniowych, doradczych czy IT, którzy mogą pokazać konkretne rekomendacje (od konkretnych osób zarządzających) lub mogą pochwalić się konkretnymi realizacjami (oczywiście na tyle na ile dbałość o informacje poufne na to pozwala).

---

AUTOR

Właściciel firmy doradczo szkoleniowej UPSWING OPTIMIZE, zajmującej się wdrażaniem kompetencji i usprawnianiem organizacji w firmach z branży transportu drogowego.