Stawka większa niż zero
Poniżej znajdują się dwie publikacje, które ukazały się w Transport Manager 03/2020 oraz 05/2020.
Część 1
(…)
Dyskusje o stawkach, od zawsze są obarczone dużą dozą emocji a małą merytoryki. Bierze się to z tego, że w naszej branży nie ma powszechnego zwyczaju liczenia. Pytania od spedytorów i przewoźników w stylu „Czy stawka 500EUR z Niemiec do Polski jest ok?” świadczy o tym, że taka osoba nie ma pojęcia jak kształtuje się rentowność w transporcie drogowym. Ponieważ, na tak zadane pytanie można odpowiedzieć:
1. To bardzo dobra stawka!
2. Słaba stawka, na pewno bym nie wziął!
3. Wolę zjechać na pusto!
Każda z tych odpowiedzi jest tak samo realna, ponieważ jeśli chodzi o import to odpowiedź o jego opłacalność nie leży w ładunku importowym, tylko w wcześniejszych decyzjach (zleceniach) oraz w tym co planujemy po dostawie importu. Więcej o tym w następnym numerze.
Zarządzając różnymi zespołami spedytorskimi, przeprowadziłem niezliczoną ilość rozmów z przewoźnikami na temat stawek. W tych rozmowach, przewoźnicy często zarzucali mi niższe stawki niż konkurencja. Rzadko kiedy ktoś chciał przeanalizować taką stawkę, a przecież jeśli chodzi o transport to Euro do Euro nie podobne. Gdy już udało mi się przekonać przewoźnika do takiej analizy , okazywało się że w tej „lepszej” stawce są ujęte wyższe koszty, albo inne warunki (np. pierwsze 50km dolotu nie płatne). Niestety, ale analiza stawek i kosztów nie jest tak kolorowa jak obietnice którymi próbuje się karmić naszego ego, „Ryba widzi nie haczyk, a przynętę”.
Aby nie dać się nabrać na różnego rodzaju przynęty, trzeba spojrzeć na koszty. Najpierw powiedzmy sobie o podstawowych kosztach oraz o tym jak wyliczyć stawkę zero. Stawka zero, jest to stawka za kilometr która pozwala nam na danym kierunku przy założeniu danej ilości kilometrów wyjść na zero (pokryć koszty). Przewoźnik, zawsze jest na pierwszej linii ognia, dlatego właśnie od stawki zero zaczynam uświadamianie o liczbach w transporcie. W kolejnym artykule wyjaśnię w jaki sposób planować pojazdy i kreować rentowność wykorzystując model tzw. Kółka. Odpowiemy sobie na pytanie dlaczego Trasa Gdańsk – Paryż jest 2-3 krotnie droższa od trasy Paryż-Gdańsk, pomimo tej samej drogi oraz dystansu, oraz Dlaczego pytanie „500EUR za import do Polski to dużo czy mało?” jest bezsensu..
Tak więc, skoro o liczbach, zacznijmy liczyć. Poniżej znajdują się podstawowe rodzaje kosztów które były aktualne na koniec 2019r. dla jednego z moich klientów.
Główne założenia analizy:
Pojazd: Ciągnik siodłowy + firanka (13,6LDM), EURO 6
Średni przebieg (w km): 10tys/mc
Kierunki: PL, DE, NL, B
Załoga: pojedyncza obsada
Koszty oznaczę dwoma symbolami:
S – Koszty stałe, czyli te które nie zmieniają się pomimo przejechanych kilometrów i wykonanej pracy. Innym słowy, czy auto jeździ czy stoi musimy je pokryć.
Z – Koszty zmienne, czyli te które generują się wraz z realizacją pracy. Im więcej kilometrów/pracy tym są większe.
(Z)Paliwo: 14 000 PLN / mc
(S)Leasing: 7 000 PLN / mc
(Z)Pensja kierowcy: 9 000 PLN / mc
(Z*)Opłaty drogowe: 5 500 PLN / mc
(Z)Opony: 650 PLN / mc (uśrednione z przebiegu 250 tys)
(S/Z*)Serwis/obsługa: 800 PLN / mc (uśrednione z roku)
(S)Ubezpieczenia: 800 PLN / mc (uśrednione z roku)
(S)Podatek od środków transportu: 250 PLN / mc (uśrednione z roku)
(S)Telefon + GPS: 150 PLN / mc
*zakwalifikowanie tego kosztu zależy od sytuacji, jeżeli mamy pakiet serwisowy to będzie to nasz koszt stały, bo bez względu na sytuacje, musimy go opłacić. Do tego dochodzą koszty obsługi już stricte związane z wykonywaniem pracy jak np. umycie plandeki. Dla potrzeb dalszych wyliczeń, uznajmy całą tą pozycje jako koszt stały.
Stawka zero
Skoro mamy już wyszczególnione wszystkie koszty, to podliczmy:
Łączny koszt: 38 150 PLN = 8 872 EUR (1EUR=4,3PLN)
Ilość kilometrów: 10 000 km
Stawka zero: 8 872 EUR / 10 000 km = 0,89EUR/km
Wniosek z tego, że jeżeli weźmiemy pod uwagę całość kółka/wyjazdu czy okresu rozliczeniowego (np. miesiąc) i wyjdzie nam stawka poniżej 0,89EUR/km to możemy założyć że dokładamy do interesu, każda stawka powyżej to będzie zysk ( w dużym uproszczeniu!).
Tak więc skoro mamy podliczone koszty miesięczne naszego zestawu przy 10 000 km, to spróbujmy z tego samego okresu podliczyć wartość frachtów (przychodu).
Wartość frachtów (z całego miesiąca): 9 300 EUR
Ilość kilometrów: 10 000 km
Stawka: 9 300 EUR / 10 000 km = 0,93EUR/km
Zysk (marża 0) = 9 300 (przychód) – 8872 (koszty) = 428EUR
Ten wynik nazywam marżą zero, ponieważ jest to jeszcze mniej dokładna liczba niż tzw. pierwsza marża. Aby uzyskać pierwszą marżę musimy jeszcze od tego wyniku odjąć wszelkie koszty dodatkowe, które pojawiły się (w danym okresie) incydentalnie bądź nieregularnie np.:
– Niepłatne kilometry (np. zjazdy na baze)
– Parkingi/opłaty za wjazd
– Mandaty, kary, uszkodzenia
Załóżmy że w naszym przypadku w rozliczanym miesiącu było to łącznie: 70EUR
Zysk (marża 1) = 428 EUR (marża zero) – 70EUR (dodatkowe koszty) = 358EUR
Warto pamiętać, ze marża 1 to nie jest ostateczny zysk. Wynika to z tego, że aby mieć ten ostateczny zysk, powinniśmy wziąć również koszty pracownicze, administracyjne, obsługi zlecenia i również te trudniejsze do wyliczenia jak np. przedłużające się płatności (darmowe kredytowanie, koszty windykacyjne).
Mając tak podliczone dane, możemy zacząć pracować nad świadomością biznesową naszych spedytorów/planistów i osób zarządzających. Poniżej przykłady:
1. Możemy wyliczyć ile kosztuje nas dzień przestoju auta na bazie (np. gdy nie mamy kierowcy)
Bierzemy pod uwagę wszystkie koszty stałe, czyli te które bez względu na okoliczności, musimy pokryć (mimo brak wykonywania pracy przewozowej).
Koszty stałe: 9 000 PLN
ilość dni w miesiącu: 30
Dzienny koszt przestoju: 9 000 / 30 = 300 PLN
2. Możemy również wyliczyć dzienny koszt gdy auto jest w trasie i ma dzień przestoju (np. gdy nie chcą załadować albo nie ma planu).
To jest niezwykle istotne abyśmy potrafili taki koszt wykazać. Z jednej strony jest to informacja dla spedytora i uświadamia go jakie decyzje podjąć (o tym zaraz). Z drugiej strony, dzięki tej informacji jesteśmy w stanie udowodnić straty wynikające z przestoju. Jest to niezwykle istotne z względu na dochodzenie roszczeń np. z tytułu przestoju na załadunku, anulowania zlecenia itp. W takich sytuacjach, musimy udowodnić nasze straty, najczęściej ogranicza się to do opłat drogowych i paliwa. W momencie gdy potrafimy udowodnić i wykazać dzienny koszt przestoju, jest duża szansa że wyegzekwujemy pokrycie faktycznie poniesionych strat.
Tym razem dodajemy koszty stałe ale również pensje kierowcy
Koszty stałe (+ pensja): 9 000 + 9 000 = 18 000 PLN
Następnie podliczamy ilość dni w miesiącu. W tej sytuacji, musimy wziąć pod uwagę tylko robocze dni auta. Tak się składa, że wbrew pozorom, wychodzi to podobnie jak byśmy liczyli dni robocze w biurze. Pauza regularna to 45h, a więc praktycznie to dwa dni, tyle co weekend. Nawet w przypadku skrócenia tygodniowego odpoczynku, nadal musimy to skrócenie wyrównać do regularnego odpoczynku (45h). W związku z powyższym, miesiąc to średnio 22 dni robocze.
Dzienny koszt przestoju: 18 000 PLN / 22 dni = 818PLN/dzień = 190EUR
3. Decyzje planistyczne
Mając powyższe wyliczenia, pracownik który planuje pojazdy może podejmować świadome decyzje. Nie kieruje się odczuciami odnośnie stawki, tylko bazuje na faktach. Wyobraźmy sobie sytuację w której, nasz pojazd wraz z kierowcą stoi gdzieś w Europie i zapowiada się na cały dzień przestoju. Nagle na giełdzie pojawia się „okazja” ładunek FTL za 200EUR (łącznie kilometrów 350km). Bez tej wiedzy, większość spedytorów doszła by do wniosku „słaba stawka, mało kilometrów, lepiej stać”. A mając liczby, możemy sprawdzić i planować a nie marzyć i marudzić. A więc sprawdźmy:
350km (dolot + ładowne) x 0,89EUR (stawka zero) = 312 EUR ß to nasz koszt realizacji tego zlecenia
200EUR (fracht) – 312EUR ((koszt) = – 112EUR ß tyle dopłacimy do trasy
A ile byśmy dopłacili gdybyśmy przestali na parkingu cały dzień? (patrz pkt. 2) 190EUR!
190EUR (dzienny koszt przestoju) – 112EUR (nasza dopłata do trasy) = 78EUR ß o tyle zmniejszyliśmy dobową stratę.
A więc minimalizujemy stratę o 78EUR. Co więcej, jeżeli jest ładunek jest w kierunku miejsca w którym jest więcej ładunków (bardziej rozwiniętego gospodarczo) i np. w kolejnym dniu załadujemy następny ładunek, to może się okazać że w zasadzie nie dokładamy tylko minimalizujemy dolot! Bo w innym przypadku byśmy byli zmuszeni do pokonania podobnego dystansu na pusto.
W ten sposób, doszliśmy się do końca artykułu. Dzisiaj udało nam się m.in. ustalić stawkę zero oraz koszty przestojów. Pisząc ten artkuł kierowałem się głównie potrzebą uświadamiania przewoźników, niemniej jednak jest to również obowiązkowe zagadnienie dla każdego spedytora (w końcu to spedytor ma największy wpływ na wynik pojazdu). W następnym numerze będziemy kontynuować temat planowania pojazdów w transporcie drogowym. Wyjaśnię w jaki sposób kontrolować i kreować rentowność.
Na koniec lista morałów płynących z niniejszego artykułu:
– Analizuj abyś wiedział;
– Licz abyś mądrze decydował;
– Jeżeli ktoś proponuje Ci więcej niż daje rynek: analizuj, analizuj, analizuj;
– Kontroluj koszty, aby nie dać się wyrolować;
– Czas to pieniądz;
Część 2
(…)
Kursantom często powtarzam o dwóch głównych odpowiedzialnościach jakie ciążą na spedytorze (wszystkie inne to tylko składowe poniższego):
Spedytor odpowiada za:
- Pieniądze klienta (ładunek)
- Pieniądze pracodawcy (rentowność)
O punkcie 1 zostało już niejednokrotnie napisanie m.in. na łamach Transport Managera, dlatego dzisiaj zajmiemy się punktem 2 czyli Rentownością oraz jak jej nauczyć naszych pracowników.
Warto zacząć od ustalenia sposobu rozliczania operacyjnej rentowności i tutaj najczęściej stosowaną metodą jest tzw. Kółko. Kółko to szersza perspektywa planowania pojazdu, jest to ujęcie całego wyjazdu danego pojazdu. Należy jasno ustalić konstrukcję takiego kółka np. rozpoczęcie to moment dolotu pod ładunek eksportowy (ewentualnie krajówka w ramach podlotu), a zakończenie ustalamy w momencie rozładunku importu (lub zjazdu na bazę po rozładunku importu). Ustalenie jasnych zasad, zminimalizuje ryzyko manipulowania decyzjami. Często spotykałem się z sytuacjami, w których spedytorzy w różny sposób podchodzili do konstrukcji kółka, w ten sposób naginali rzeczywistość, próbując zatuszować wątpliwą rentowność swoich decyzji. Jeżeli budowa kółka jest jasno ustalona, dla wszystkich w ten sam sposób, jesteśmy w stanie uniknąć takich praktyk.
Następnie należy wrócić do stawki zero. Jeżeli mówimy o sytuacji w której spedycja planuje pojazd podwykonawcy (przewoźnika) i rozlicza się z nim stawką za kilometr, to ta stawka będzie stawką zero. Natomiast jeżeli planujemy tabor własny, to tutaj musimy ją najpierw wyliczyć (zapraszam do numery 2/2020 TM, w jaki sposób to zrobić).
Kolejnym krokiem jest kontrola bieżąca kółka, aby móc przewidywać efekt finansowy podejmowanych decyzji. Jeżeli zlecenia są wprowadzane i rozliczane na bieżąco oraz nasz system TMS potrafi nam raportować takie informacje, to możemy to robić automatycznie. Jednak z doświadczenia wiem, że taki stan rzeczy jest rzadko spotykany. Dlatego najczęściej spedytorzy są zdani na bieżące liczenie w excelu lub kartkach. Ważne aby raz policzona trasa była już gdzieś zapisana (np. w pliku/module do planowania pojazdów). Byłem niekiedy światkiem sytuacji w których to samo kółko było liczone kilkukrotnie za każdym razem gdy był brany kolejny ładunek. To marnotrawco czasu i zwiększanie ryzyka błędów.
W jaki sposób liczyć i kreować wynik kółka?
Weźmy za dane wyjściowe liczby z pierwszej części publikacji:
Stawka zero (uśredniony koszt pojazdu na kilometr): 0,89EUR/km
Dzienny koszt przestoju (pojazd w trasie): 190EUR
Pojazd: Zestaw firanka standard (13,6LDM)
1. Eksport
Trasa: Warszawa (PL) – Hamburg (DE)
Odległość (dolot + ładowne): 80 + 851 = 931km
Fracht Klienta: 1100EUR
Koszt: 931km x 0,89 = 828,5EUR
Wynik zlecenia: 1100 – 828,5 = 271,5 EUR
Wynik bieżący kółka (górka): 271,5
Tzw „Górka” jest tutaj kluczową informacją, która mówi osobie planującej o tym jaki jest bieżący wynik pojazdu. Mówiąc kolokwialnie, taka osoba wie ile mamy w kieszeni (lub ile brakuje) w momencie rozładunku ostatniego zlecenia. Na tej podstawie można podejmować kolejne decyzje, jak np. który ładunek przydzielić, w jakim kierunku szukać zleceń/doładunków itd. To również niezbędna wiedza, która pozwala prowadzić negocjacje na giełdach transportowych oraz z klientami. No bo skąd spedytor ma wiedzieć czy 500EUR w imporcie to dobra stawka? Na to pytanie, odpowiedź mogą dać tylko liczby i symulacje. Spójrzmy zatem na przywołaną sytuację:
Na nasz pojazd w Hamburgu po rozładunku, możemy wziąć dwa ładunki:
2a Import: Hamburg (DE) – Radom (PL) za 500EUR
2b Kabotaż: Brema (DE) – Mannheim (DE) za 600EUR
2a Import:
Trasa: Hamburg (DE) – Radom (PL)
Odległość: 0 + 910 = 910km
Fracht Klienta: 500EUR
Koszt: 910 x 0,89 = 810EUR
Wynik zlecenia: 500 – 810 = -310EUR
Wynik kółka : 271,5 – 310 = -38,5EUR
Tak jak ustaliliśmy na początku, Eksport zaczyna kółko a Import kończy. Wniosek nasuwa się prosty, jeżeli spedytor zdecyduje się na szybki powrót do kraju, pomimo braku dolotu całe kółko będzie na minusie, czyli dołożymy do interesu. Jeżeli nie ma innych okoliczności (np. kolejne ważne zlecenie z Polski) to spedytor mając bieżący wynik kółka (górkę) będzie wiedział ze nie powinien podejmować tego ładunku. Zatem sprawdźmy kolejną opcję:
2b Kabotaż
Trasa: Brema (DE) – Mannheim (DE)
Odległość: 126 + 525 = 651km
Fracht klienta: 600EUR
Koszt: 651 x 0,89 = 579EUR
Wynik zlecenia: 600 – 579 = 21EUR
Wynik bieżący kółka (górka): 271,5 + 21 = 292,5
21 EUR nie jest zadowalającym wynikiem, niemniej jednak zakładając, że załadunek będzie miał miejsce w tym samym dniu i nie mając żadnej innej opcji, rekomendowałbym spedytorowi aby załadować (patrz. Koszt przestoju). To wszystko oczywiście powinno być również uzależnione od kolejnych decyzji, a że akurat nasz klient zgłosił nam dodatkowy ładunek z Karlsruhe (DE) do Rotterdamu (NL) za 700EUR to ruszamy!
3. Przerzut
Trasa: Karlsruhe (DE) – Rotterdam (NL)
Odległość: 73 + 542 = 615km
Fracht klienta: 700EUR
Koszt: 615 x 0,89 = 547EUR
Wynik zlecenia: 700 – 547 = 153EUR
Wynik bieżący kółka (górka): 271,5 + 21 + 153 = 445EUR
Po rozładunku w Rotterdamie spedytor stoi znowu przed dylematem. Ma bowiem możliwość wyboru znowu dwóch ładunków:
Import 1: Utrecht (NL) – Łódź (PL), 750EUR, oczekiwanie na załadunek ponad 24h
Import 2: Breda (NL) – Sieradz (PL), 680EUR, załadunek w tym samym dniu
Kilometry w obydwu przypadkach są stosunkowo zbliżone, a różnica w stawce znacząca (szczególnie, że mówimy o imporcie)! Większość spedytorów nie zastanawiałoby się długo tylko brała ładunek z większą stawką. Sprawdźmy jak to ma się w rzeczywistości.
Obydwa ładunki to importy, więc według wcześniej opisanej metodologii będą to ładunki które kończą kółko, czyli od tej decyzji będzie zależało jaki ostatecznie uzyskamy wynik finansowy na tym kółku.
4a Import 1
Trasa: Utrecht (NL) – Łódź (PL)
Odległość: 62 + 1079 = 1141km
Fracht: 750EUR
Koszt: 1141 x 0,89 = 1015,5
Wynik zlecenia: 750 – 1015,5 = -265EUR
Wynik kółka: 271,5 + 21 + 153 – 265= 184EUR
W tym momencie należy zwrócić uwagę na bardzo ważną rzecz. Pracując z różnymi zespołami spedycyjnymi zauważyłem, że na tym skończyłyby się wyliczenia spedytora (zakładając że w ogóle do nich by doszło). W tym momencie spedytor uznałby że wynik kółka zakończy na +180EUR a więc prawdopodobnie zdecydowałby się na wybór tego ładunku, gdyż już na pierwszy rzut oka jest on lepiej płatny niż import 2.
Czy jest to słuszne podejście?
Niestety nie, często w planowaniu pojazdów zapomina się o tym jak ważną rolę odgrywa czas. Oczekiwanie około doby na załadunek to jest również koszt, który najczęściej nie jest znany osobom podejmującym decyzje o ładunkach. 100 EUR więcej zawsze mamy teoretyczną możliwość zarobić, natomiast 1 godziny więcej nigdy nie otrzymamy, doba, tydzień czy miesiąc jest jasno określony i tego wydłużyć się po prostu nie da. Dlatego nie zapominajmy o tym ważnym faktorze, jakim jest czas. Jak wyliczyć koszt przestoju zostało już opisane w pierwszej części artykułu, dzisiaj wiemy że jest to (w przypadku tego pojazdu) 190EUR. Spróbujmy skorygować wynik kółka o koszt przestoju:
184 – 190 = -6 EUR
Wniosek nasuwa się prosty, kółka trwa około tygodnia a my jesteśmy w plecy kilka Euro. Będąc tak blisko zera, musielibyśmy bardziej szczegółowo policzyć wszystkie koszty, aby dowiedzieć się czy wyszliśmy na plus czy na minus (tutaj każdy szczegół będzie miał duże znaczenie). Niemniej jednak jedno jest pewne, nasze wyliczenia jasno wskazują, że wynik jest beznadziejny, sprawdźmy zatem drugą opcje:
4b Import 2
Trasa: Breda (NL) – Sieradz (PL)
Odległość: 51 + 1111 = 1162km
Fracht: 680EUR
Koszt: 1162 x 0,89 = 1034EUR
Wynik zlecenia: 680 – 1034 = -354
Wynik kółka: 271,5 + 21 + 153 – 354 = 91,5 EUR
Na pierwszy rzut oka zysk na kółku jest mniejszy, ale po korekcie przestoju wygląda to już inaczej mamy zysk 91,5EUR w stosunku do straty 6EUR. Tutaj należy zaznaczyć również, że każda sytuacja jest inna i osoba która planuje pojazdy powinna brać pod uwagę wszystkie istotne okoliczności. Jeżeli np. okazałoby się że rozładunek importu 2 miałby miejsce w piątek a importu 1 w poniedziałek to tutaj mamy kolejne dni przestoju i później zaczynamy kolejne kółko, co będzie miało wyraźny wpływ na miesięczny wynik pojazdu (opóźnione rozpoczęcie kolejnego kółka). Pomijam już kwestię tego, ze zdecydowanie łatwiej jest zaplanować eksport na puste auto w piątek niż w poniedziałek co znowu może powodować przestój w oczekiwaniu na kolejny załadunek, czyli kolejne straty spowodowane upływem czasu.
Ktoś może zauważyć, o jak niskich zyskach tutaj piszę, „co to jest 91euro??”. I tutaj niestety, trzeba zderzyć się z rzeczywistością. Marże w transporcie są niskie a mówimy tutaj ciągle o pierwszej marży, która powinna być skorygowana (np. w ujęciu miesięcznym) o takie koszty jak:
– Techniczne kilometry (np. zjazdy na bazę, na serwis)
– Mandaty i inne dodatkowe koszty
– Koszty prowadzenia działalności (np. biuro, etaty administracyjne itd.)
Wróćmy na chwilę do poprzedniego artykułu, mieliśmy tam do czynienia z kosztami na zestawie ciągnik + firanka standard w wysokości około 38 tys. PLN (w ujęciu miesięcznym). Przychód na tym pojeździe wynosił średnio około 40 tys. PLN. A więc mówimy tutaj o zysku około 2 000 PLN na pojazd. Dlatego właśnie margines błędu jest w naszej branży jest bardzo niski, często na szkoleniach i w pracy z klientami powtarzam, że to czy zarobi nasz pojazd to jest kwestia zaledwie 2-4 dni w miesiącu, reszta czasu to pokrywanie kosztów. Jeżeli w ciągu miesiąca stracimy te 2-4 dni, może okazać się że nie uda nam się już wypracować zysku. Dlatego, sprawna organizacja pracy operacyjnej i zdobywanie kluczowych kompetencji jest niezwykle istotne aby mówić o zysku. Spedytor który nie wie ile kosztują jego decyzje albo nie potrafi wyliczyć czasu pracy kierowcy popełnia dużo kosztownych błędów a wiedzieć należy, że Spedytor popełnia błędy ale to pracodawca za nie płaci.
W kolejnych wydaniach Transport Managera będę wracał do kluczowych kompetencji oraz zagadnień, które pozwolą optymalizować pracę operacyjna spedytorów.