Trzy etapy wdrażania kompetencji operacyjnych

Artykuł ukazał się w numerze 1/2021 Transport Manager.

Link: https://www.transport-manager.pl/2021/05/14/trzy-etapy-wdrazania-kompetencji-operacyjnych/

W dzisiejszych czasach pod przykrywką różnych górnolotnych wartości, często ukrywa się prawdziwe intencje. Możemy to zauważyć chociażby w polityce, dajmy na to głośny od dziesięcioleci spór o aborcje, w którym to jedna strona broni życia poczętego, a druga prawa do aborcji. Ci pierwsi będą odnosić się do ochrony życia, a drudzy do wolności wyboru, obydwie piękne wartości. W gruncie rzeczy, każda ze stron będzie realizowała podobny cel – budowanie kapitału politycznego. To samo można było zaobserwować niedawno w mediach, które zawiesiły nadawanie w proteście przed kolejnym zaborczym podatkiem. (Prawie) wszędzie widniały hasła o wolności mediów, kolejnej pięknej wartości. Natomiast, jeżeli spojrzeć na tę sprawę głębiej, to tak naprawdę nie chodziło o podstawowe prawa konstytucyjne (Art. 14. Zasada wolności mediów), tylko o wynik netto przedsiębiorstw medialnych. Proszę mnie źle nie zrozumieć, w pełni rozumiem ten protest, sam uważam, że każdy podatek to zabieranie wolności, ale nie o tym chcę dzisiaj pisać.

To samo dotyczy drugiej strony sporu, czyli rządu. Inaczej mówiąc grupa polityków, będących u władzy, którzy znowu lekką ręką sięgnęli po nieswoje pieniądze (barwy polityczne w tej kwestii nie mają większego znaczenia). Nowy podatek, czyli zwiększony przychód w budżecie państwa wprowadzony w imię walki z pandemią oraz wsparcia kultury – kolejne ukryte intencje pod płaszczykiem pięknych wartości.

Część czytelników kojarzy mnie, jako osobę prowadzącą m.in. firmę szkoleniowo-konsultingową oraz trenera z zakresu kompetencji operacyjnych w transporcie drogowym. Od zawsze miałem w sobie coś z buntownika, stąd też na łamach niniejszej publikacji pozwolę sobie na trochę rebelii odchodząc od wyżej opisanego schematu. Inaczej mówiąc, niczym mój imiennik z Nowego Jorku „powiem jak jest”. I zamiast próbować sprzedać swoje usługi pod przykrywką górnolotnych wartości związanych z kompetencjami, wiedzą, rozwojem czy świadomością biznesową, spróbuje pokazać Państwu, jak zdobyć owe wartości bez udziału firm zewnętrznych takich jak np. Upswing Optimize.

Uświadomienie kapitału wiedzy tkwiącego w pracownikach

Pierwsza kwestia, to brak świadomości wśród firm w branży transportowo – spedycyjno -logistycznej (TSL) o posiadanej wiedzy wewnątrz swoich organizacji. Podejrzewam, że to dotyczy nie tylko naszego sektora, natomiast wnioski, które wyciągam są związane z moim doświadczeniem w branży TSL. Często podczas rozmów, z osobami decyzyjnymi w różnej wielkości firmach o oferowanych programach szkoleniowych, słyszę odpowiedzi, jak np. „Ale ja to wszystko wiem”. Czy tak jest czy nie, to już inna kwestia.

Wiem, że w wielu przypadkach tego typu odpowiedzi są zgodne z prawdą. Natomiast, ten fakt najczęściej nie ma większego znaczenia. Dzieje się tak, ponieważ to, że JA wiem nie oznacza, że moja organizacja wie. Wiedza i doświadczenie często są skrywane w głowach poszczególnych osób, czy to właścicieli, dyrektorów albo tzw. doświadczonych spedytorów. Często nawet te osoby służą swoją wiedzą i umiejętnościami, z tym że najczęściej przybiera to postać „zrobię to za Ciebie”. I tutaj niestety, poza zgaszeniem pożaru, żadnej wartości tego typu działanie nie przynosi. Wiedza zostaje znowu w głowie tego „doświadczonego spedytora”. Najczęściej jeżeli mniej doświadczony spedytor przychodzi do starszego kolegi poradzić się, to znaczy że jest już „gorąco”. Trudno oczekiwać, że w momencie pożaru ktoś będzie uczył nas obsługi gaśnicy. Dlatego warto podejść do kwestii kompetencji procesowo, aby zbudować taką organizację pracy, która pozwoli czerpać z ogólnego koszyka wiedzy i doświadczeń w naszej firmie.

Druga kwestia …

… zbudowanie procesu doskonalenia kompetencji.

Ktoś może pomyśleć, no dobrze – budowanie procesu, czyli jakaś reorganizacja, zawirowania, zamieszanie itd. „My nie mamy teraz na to czasu”. Nic bardziej mylnego, do wszystkiego wystarczy podejść z dystansem, mądrze i stawiać małe kroki, czyli mieć plan i być konsekwentnym. Jestem przeciwnikiem działania rewolucyjnego (pomimo mojej duszy buntownika), ponieważ historia zarówno wielkich mocarstw, jak i niewielkich firm pokazuje, że takie działania przynoszą dużo niepotrzebnych ofiar i kosztów. Zdecydowanie optuje za działaniami będącymi formą ewolucji. Tutaj znowu odniosę się do regularnych spotkań (np. cotygodniowych), które powinny być standardem w komunikacji i zarządzaniu zespołami oraz całym przedsiębiorstwem. Więcej na ten temat napisałem w dwumiesięczniku Transport Manager nr 6/2020.

W firmach, w których zarządzałem bądź, w których obecnie doradzam, często w trakcie tego typu spotkań tworzymy moduł szkoleniowy, jako jeden z obowiązkowych punktów spotkań. W ten sposób włączamy kwestię doskonalenia kompetencji w część większego procesu lub nawet całego zarządzania w przedsiębiorstwie. Spotkania dzięki swojej regularności nadają również rytm obszarom, które są obowiązkowymi elementami tych spotkań, naturalnie tworząc ich regularność. W efekcie możemy zbudować np. nawyk doskonalenia kompetencji. Oznacza to nic innego jak np. to że regularnie na cotygodniowych spotkaniach poświęcamy 15 minut na zgłębienie wybranego zagadnienia.

Zdobądź informacje przed zebraniem

Zanim zaczniemy zgłębiać wybrane zagadnienia, warto abyśmy przeprowadzili wywiad, który musi dać nam informacje z dwóch kluczowych obszarów:

• Silne strony, czyli czego możemy nauczyć się od nas samych? Np. wiedza właściciela firmy o kosztach w transporcie drogowym, wiedza specjalisty od szkód i reklamacji o konwencji CMR.
• Potrzeby, czyli czego (i kogo) musimy nauczyć? Np. młodzi spedytorzy nie potrafią policzyć czasu pracy kierowcy.

Najczęściej takie wywiady prowadzi się poprzez rozmowy lub proste ankiety typu „Co myślisz o…”. Rekomenduje, aby nie poprzestawać tylko na rozmowach i ankietach, ponieważ wnioski, które z nich wyciągniemy bazują głównie na obserwacjach i odczuciach ankietowanych, co nie oznacza, że są one wyczerpujące. Dlatego, uzupełniająco warto również przygotować test, który można rozesłać wśród pracowników. Osobiście tworzę takie testy korzystając z programu Microsoft Forms, który pozwala mi rozesłać link do wszystkich zainteresowanych. Do rozwiązania testu wystarczy zwykła przeglądarka internetowa (nie trzeba urządzeń z zainstalowanym pakietem Office). Następnie w jednym miejscu otrzymuję wszystkie odpowiedzi, na bazie których mogę wyciągać wnioski i budować rekomendacje. Wszelkie tego typu cyfrowe i proste narzędzia wygrywają nad papierowymi formami ankiet, w szczególności, gdy nasz zespół jest rozproszony (np. różne lokalizacje, praca zdalna).

Pytania zawarte w teście, powinny przypominać rzeczywistość transportową, a nie kolokwium. Dlatego preferuję ćwiczeniową formę pytań, czyli zamiast: „Ile trwa maksymalny czas nieprzerwanej jazdy?”, lepiej zapytać: „Kierowca po skończonym odpoczynku dobowym przystąpił do załadunku w 80-601 Gdańsk, który trwał 3h. Na którą godzinę zaawizujesz go w magazynie w 95-010 Stryków?”. Tę konkretną sytuacje można kontynuować w kolejnych pytaniach np. „W Strykowie okazało się, że nie przyjmą ładunku….”. W ten sposób, sprawdzamy wiedzę i umiejętność jej wykorzystania w naszym biznesie. Ktoś mi kiedyś próbował udowodnić, że „całe te szkolenia na miarę to ściema, nie ma czegoś takiego, jak szkolenia dostosowane do potrzeb klienta. Szkoleniowiec ma swój program i się go trzyma”.  Jak widać, jak najbardziej można przygotować szkolenie na miarę, wystarczy tylko odpowiednio zadawać pytania, co więcej sam sobie możesz – drogi Czytelniku – takie szkolenie wymierzyć, stworzyć i przeprowadzić.

Nauczanie to najskuteczniejsza forma nauki

Posiadając powyższe informacje, możemy rozplanować cykl wewnętrznych szkoleń (np. w trakcie wspomnianych spotkań) bądź po prostu przygotować listę zagadnień i na bieżąco realizować punkty. W ten sposób, przynajmniej część kompetencji jesteśmy w stanie zdobywać w ramach samej organizacji. W tym miejscu warto również przypomnieć o tym, o czym pisałem w poprzednim numerze Transport Managera, czyli o przejściu z roli przodownika pracy do roli m.in obserwatora (w kontekście szefów, właścicieli czy liderów). Jeżeli zauważymy, że został popełniony jakiś błąd np. spóźniliśmy się z dostawą, ponieważ spedytor nie potrafił określić potrzebnego czasu na obowiązkowy odpoczynek kierowcy. Jest to idealne ćwiczenie na wspomniane wewnętrzne szkolenie. W ten sposób można przy najbliższej okazji (np. regularnego spotkania) przećwiczyć ten konkretny przykład, rozpisać go na tablicy i kartkach oraz przeanalizować, razem z innymi spedytorami, różne warianty zaplanowania czasu pracy kierowcy. To może zająć 15 minut, a korzyści będą niewspółmiernie większe.

Co więcej, zgadzam się w pełni ze stwierdzeniem, że „nauczanie to najskuteczniejsza forma nauki”. Jeżeli chcemy kogoś uczyć, okazuje się, że musimy naszą wiedzę ułożyć w logiczny schemat, do tego często również widzimy potrzebę zgłębienia kilku niuansów, aby być pewnym tego, o czym będziemy mówić.  Dlatego warto angażować poszczególne osoby do przekazania wiedzy czy przeprowadzenia wewnętrznego szkolenia. Przygotowanie krótkiej prezentacji i jej przedstawienie, nie tylko wzmocni posiadane kompetencje, ale również pozwoli zdobyć nowe umiejętności, zarówno dla prowadzącego jak i kursantów. Bardzo ważne, aby forma przekazywania wiedzy nie była tzw. czytaniem slajdów, tylko miała wymiar praktyczny, aby była poparta studiami przypadków oraz ćwiczeniami umieszczonymi w sytuacjach rzeczywistych. Musimy pamiętać o tym, że wiedza której nie potrafimy wykorzystać jest niewiele więcej warta od niewiedzy. Jedno z najbardziej bezsensownych pytań, z jakimi można się spotkać brzmi: „Co jest ważniejsze, teoria czy praktyka?”. Jedno i drugie jest tak samo ważne. Jeżeli brakuje nam teorii, to zazwyczaj mamy duże doświadczenia w popełnianiu błędów. Jeżeli natomiast brakuje nam praktyki (doświadczenia) to nie wiemy jak tę wiedzę wykorzystać. W obydwu przypadkach efekt jest podobnie mizerny.

Trzecia kwestia, czyli …

… kontrola efektów.

Skoro już przeprowadziliśmy jakiś cykl szkoleń, warto również na podobnej zasadzie, co opisane wcześniej testy, przeprowadzić również egzamin (np. raz na kwartał). Do tego należy również dodać krótkie pytania ewaluacyjne o odczucia związane ze szkoleniami. Czyli np.:

• Co dodałbyś do programu szkoleń?
• Co byś poprawił?
• Co najbardziej sobie cenisz w szkoleniach wewnętrznych?
• Możliwość oceny np. w skali 1-5 wybranych wskaźników związanych z np. organizacją, zawartością merytoryczną, kwestiami technicznymi.

Zaznaczam, aby nie ograniczać się tylko do ankiet ewaluacyjnych, ponieważ nie dają nam one pełnego obrazu efektów szkoleń. Odpowiedzi przy tego typu ankietach w dużej mierze opierają się na odczuciach, co można skwitować w takim sposobie myślenia „Była fajna atmosfera, dam piątkę”. Te odczucia i własne opinie są ważne, ale nie pokazują nam wszystkiego, dlatego krótki egzamin z ostatnio przepracowanego materiału dopełni naszą wiedzę o efektach.

Błękitny ocean wiedzy w zespole

Mając tak zbudowany proces doskonalenia kompetencji w swoim przedsiębiorstwie, może się okazać, że faktycznie wiele zagadnień jest znanych i nie ma potrzeby korzystania z zewnętrznych firm. Natomiast największą wartością tego typu podejścia, jest możliwość korzystania z wiedzy i doświadczeń wielu osób. Jeżeli mamy w swojej organizacji osoby z dużą wiedzą i doświadczeniem, w ten sposób sprawiamy, że ich wartość procentuje również w kompetencjach innych pracowników. To z kolei prowadzi do tzw. efektu synergii, czyli 1+1=11.

Być może okaże się, że jednak wszystkiego nie wiemy, tylko że wtedy będziemy wiedzieli w jakich obszarach potrzebujemy skorzystać z usług konkretnego szkoleniowca. Czyli, które dokładnie luki w kompetencjach mają zostać uzupełnione. Co więcej, będziemy mogli wymagać od niego zbudowania procesu i materiałów dydaktycznych, dzięki którym wiedza ze szkolenia będzie cały czas w obiegu w firmie. W ten sposób zdobytą wiedzę będziemy mogli już sami przekazywać wewnątrz przedsiębiorstwa np. nowym pracownikom, zatrudnionym już po szkoleniu (lub nieobecnym na szkoleniu). W tym momencie wchodzimy w kolejny, ważny temat, wyboru odpowiedniego szkoleniowca. Aby nie zaprzeczać swojej własnej tezie z początku artykułu, postanawiam w tym miejscu postawić kropkę.